‹ Daftar slide
Pertemuan 5: Training Needs Analysis (TNA)
RPS minggu 5 · 2x50 menit
Training Needs Analysis (TNA) — Gap Organisasi-Tugas-Person
Pelatihan dan Pengembangan Karyawan — Magister Manajemen FEB UNDIP
Peta Pembelajaran Hari Ini
Sub-CPMK {sub}: {kicker_short}. Empat indikator capaian hari ini.
Jam ke-1 (50 menit)
- Tiga level TNA: Organisasi, Tugas, Person (O-T-P)
- Metode pengumpulan data: kinerja, task analysis, penilaian kompetensi
- Gap = kompetensi required − aktual
Jam ke-2 (50 menit)
- Prioritisasi: dampak × urgency × kelayakan pelatihan
- Membedakan kebutuhan pelatihan vs masalah lain
- Persiapan P6: Desain tujuan & kurikulum
TNA menentukan apakah pelatihan adalah jawaban yang benar — atau solusi lain (sistem, kompensasi, seleksi) yang lebih tepat.
Mengapa Materi Ini Relevan bagi Manajer SDM Strategis
Penelitian menunjukkan banyak masalah kinerja yang dijawab dengan pelatihan sebenarnya bukan masalah kompetensi — pelatihan jadi pemborosan karena masalah akar tidak diatasi.
Masalah Kinerja Bukan Kompetensi
~50%
Penelitian: ~50% masalah kinerja adalah sistem/motivasi, bukan kompetensi
ROI TNA
Tinggi
TNA yang baik mencegah pemborosan anggaran pelatihan yang tidak tepat sasaran
Pertanyaan pemantik: bagaimana materi ini terkait dengan pengalaman pelatihan di tempat kerja Anda sendiri?
Bagian 1 · 1/4
Konsep Inti
Diskusi kelas: bagaimana materi ini terkait dengan pengalaman kerja Anda?
Definisi & Batasan Konseptual
Penjelasan padat inti konsep, diikuti pemecahan ke komponen yang dapat dioperasionalkan.
INTI KONSEP
- Tiga level analisis: Organisasi, Tugas, Person
- Organisasi: di mana gap terjadi dalam strategi bisnis?
- Tugas: kompetensi apa yang dibutuhkan peran?
- Person: kompetensi aktual vs required individu?
OPERASIONALISASI
- Output TNA: daftar gap prioritas
- TNA menentukan apakah pelatihan jawaban
- Bisa juga: sistem, kompensasi, seleksi, job redesign
- TNA = diagnosis sebelum resep
Implikasi: TNA bukan formalitas — ia adalah diagnosis yang menentukan apakah pelatihan adalah obat yang benar.
Komponen atau Dimensi Utama
Pemecahan konsep ke dimensi yang dapat didesain dan dievaluasi.
ORGANIZATIONAL
Di mana gap terjadi dalam strategi bisnis & KPI organisasi.
TASK
Kompetensi apa yang dibutuhkan peran (task analysis)?
PERSON
Kompetensi aktual individu vs required (assessment).
Diagnosa: di organisasi Anda, level TNA mana yang paling lemah? Biasanya Person (assessment jarang dilakukan).
Posisi dalam Siklus Manajemen SDM
Konsep ini terjalin dengan siklus MSDM yang lebih besar.
METODE ORG
- Analisis KPI organisasi
- Wawancara eksekutif
- Strategic alignment review
METODE TASK
- Task analysis (observasi, interview SME)
- Job description review
- DACUM workshop
METODE PERSON
- Assessment center
- 360 feedback
- Self-assessment + manager
PRIORITAS
- Skoring: dampak × urgency × kelayakan
- Matriks 2x2
- Stakeholder validation
TNA yang baik triangulasi: organisasi + tugas + person, bukan hanya satu level.
Miskonsepsi yang Sering Muncul
Tiga miskonsepsi yang membuat praktisi salah menerapkan konsep.
MISKONSEPSI 1
- Semua masalah kinerja = pelatihan
- Koreksi: ~50% bukan kompetensi
MISKONSEPSI 2
- TNA cukup level person
- Koreksi: butuh O-T-P lengkap
MISKONSEPSI 3
- TNA sekali jalan
- Koreksi: TNA periodik mengikuti perubahan bisnis
Bagian 2 · 2/4
Teori & Operasionalisasi
Diskusi kelas: bagaimana teori ini dapat dioperasionalkan?
Kerangka Teoritis Kanonik
Detail kerangka teori yang menjadi acuan operasional.
| Level | Pertanyaan Kunci | Output |
|---|---|---|
| Organizational | Di mana gap strategis bisnis? | Daftar area prioritas |
| Task | Kompetensi apa yang dibutuhkan peran? | Competency model per peran |
| Person | Gap aktual vs required? | Individual development plan |
| Prioritisasi | Urutan kebutuhan pelatihan? | TNA report dengan skoring |
Tabel ini adalah template laporan TNA — empat output yang harus diserahkan ke komite bisnis.
Hitung dari Nol: Menghitung Gap Kompetensi (Required − Actual)
Skenario: Sales Astra Honda perlu 5 kompetensi: product knowledge (required 9/10), negotiation (8), customer relationship (8), digital tools (7), closing (8). Hasil assessment 10 sales: rata-rata aktual product 7, negotiation 5, CRM 6, digital 4, closing 6. Hitung gap per kompetensi dan total.
| Kompetensi | Required | Aktual | Gap |
|---|---|---|---|
| Product knowledge | 9 | 7 | 2 |
| Negotiation | 8 | 5 | 3 (terbesar) |
| Customer relationship | 8 | 6 | 2 |
| Digital tools | 7 | 4 | 3 (terbesar) |
| Closing | 8 | 6 | 2 |
| Total gap | 40 | 28 | 12 |
Implikasi
Negotiation & Digital
Gap terbesar di negotiation (3) dan digital tools (3) — prioritas pelatihan.
Hitung dari Nol: Matriks Prioritisasi (Dampak × Urgency × Kelayakan)
Skenario: Dari gap terbesar (negotiation & digital), skoring prioritas dengan tiga kriteria: dampak bisnis (1-10), urgency (1-10), kelayakan pelatihan (1-10). Negotiation: dampak 9, urgency 7, kelayakan 8. Digital tools: dampak 7, urgency 9, kelayakan 9. Skor = rata-rata tiga kriteria.
| Kompetensi | Dampak | Urgency | Kelayakan | Skor |
|---|---|---|---|---|
| Negotiation | 9 | 7 | 8 | 8,0 |
| Digital tools | 7 | 9 | 9 | 8,3 (tertinggi) |
| Selisih | — | — | — | 0,3 |
Implikasi
Digital tools
Digital tools lebih prioritas meski gap sama — urgency & kelayakan lebih tinggi.
Bagian 3 · 3/4
Studi Kasus Indonesia
Diskusi kelas: apa pelajaran transferable dari kasus ini?
Anatomi Kasus
Bedah kasus nyata korporasi Indonesia.
KONTEKS KASUS
- TNA mengungkap gap negotiation + digital terbesar
- Selidiki: penurunan closing bukan murni kompetensi
- Sistem komisi baru juga kontribusi
- Rekomendasi: pelatihan + review sistem komisi
KEPUTUSAN & DAMPAK
- Organizational: KPI sales turun
- Task: kompetensi negotiation & digital
- Person: gap assessment
- Prioritisasi: digital tools #1
Astra Honda: TNA multi-level mengungkap bahwa masalah bukan murni pelatihan — sistem komisi juga kontribusi.
Implikasi Praktis
Tiga implikasi praktis untuk desain program.
IMPLIKASI 1 — O-T-P LENGKAP
TNA harus triangulasi tiga level, bukan hanya person.
IMPLIKASI 2 — PELATIHAN BUKAN SATU-SATUNYA
Pertimbangkan sistem, kompensasi, seleksi.
IMPLIKASI 3 — PRIORITAS SKORING
Skor prioritas dengan dampak × urgency × kelayakan.
Jebakan Umum & Mitigasi
Tiga jebakan yang membuat penerapan gagal.
JEBAKAN 1 — OVER-TRAINING
- Pelatihan untuk masalah non-pelatihan
- Akibat: pemborosan
JEBAKAN 2 — TNA SEKALI JALAN
- Tidak periodik
- Akibat: usang saat bisnis berubah
JEBAKAN 3 — HANYA PERSON
- Lewatkan level org & task
- Akibat: diagnosis parsial
Bagian 4 · 4/4
Sintesis & Persiapan Pertemuan Berikutnya
Diskusi kelas: satu insight yang akan Anda terapkan?
Peta Konsep Pertemuan
Empat lensa kunci yang harus Anda bawa pulang.
Pertemuan 6 berikutnya: Desain tujuan & kurikulum pembelajaran — Mager, Bloom, blended learning.
Latihan & Diskusi Kelas (10 menit)
Diskusi kelompok 4-5 orang, siapkan jawaban runut untuk presentasi 3 menit.
SOAL 1 — DIAGNOSA
- Pilih satu masalah kinerja di organisasi Anda
- Lakukan TNA mini O-T-P
- Apakah pelatihan jawaban yang benar?
SOAL 2 — RANCANG
- Rancang TNA lengkap untuk 1 peran
- Sebutkan metode per level O-T-P
- Identifikasi prioritas top-3
Persiapan Pertemuan Berikutnya
BACAAN WAJIB
Noe, bab TNA; McGehee & Thayer.
TUGAS MINI
Bawa satu kompetensi untuk dirumuskan tujuan Mager di P6.
BACAAN TAMBAHAN
Artikel tentang competency model.
Empat lensa pertemuan ini adalah fondasi yang akan kita rujuk sepanjang semester.
Persiapan P6: baca Mager; bawa satu kompetensi untuk dirumuskan tujuan pembelajaran.