Program Studi Manajemen • FEB

Manajemen Sumber Daya Manusia II

Pertemuan 1 — Menyusun Rencana Pencarian Sumber Calon Pekerja (Rekrutmen)

Dari perencanaan SDM menuju keputusan sumber pencarian calon pekerja: konsep, sumber internal-eksternal, dan cara menghitung kebutuhan serta biaya rekrutmen.

RPS MINGGU 1 • 2 × 50 MENIT

Selamat pagi/siang, Anda semua, dan selamat datang di Manajemen Sumber Daya Manusia II. Mata kuliah ini melanjutkan MSDM I: kalau semester lalu Anda belajar teori dan fungsi SDM secara konseptual, semester ini kita masuk ke sisi praktik operasional-administratif — bagaimana fungsi-fungsi itu benar-benar dijalankan di lapangan, dari perekrutan pegawai baru sampai administrasi hubungan industrial. Hari ini kita mulai dari titik paling awal siklus rekrutmen: bagaimana sebuah perusahaan menyusun rencana untuk mencari sumber calon pekerja. Bayangkan Anda menjadi staf HR di sebuah minimarket yang tiba-tiba kekurangan kasir menjelang libur panjang — dari mana Anda mulai mencari orang, berapa banyak yang dibutuhkan, dan berapa biayanya? Itulah yang akan kita bedah bersama selama dua jam ke depan.

Tujuan Pembelajaran Hari Ini

Setelah pertemuan ini, Anda diharapkan mampu menyusun rencana pencarian sumber calon pekerja sesuai kebutuhan organisasi. Secara rinci, Anda mampu:

KOGNITIF

1–2

Menjelaskan & membedakan

Menjelaskan posisi rekrutmen dalam siklus SDM, membedakan rekrutmen vs seleksi, serta sumber internal vs eksternal.

TERAPAN

3–4

Menghitung & menyusun

Menghitung proyeksi kebutuhan tenaga kerja dan biaya rekrutmen (cost per hire), lalu menyusun rencana rekrutmen sederhana untuk kasus riil.

Mengapa Rencana Rekrutmen Penting?

Rekrutmen yang tidak direncanakan menimbulkan biaya tersembunyi yang besar bagi organisasi.

Kasus nyata: sebuah startup e-commerce di Indonesia pernah merekrut puluhan customer service dalam waktu singkat tanpa proyeksi volume transaksi yang matang. Hasilnya, separuh pegawai baru menganggur di bulan pertama karena volume order ternyata jauh di bawah estimasi — biaya rekrutmen, pelatihan, dan gaji terlanjur keluar.

TANPA RENCANA

↓

Rekrutmen tergesa-gesa, kualifikasi tidak jelas, biaya membengkak, karyawan baru cepat keluar (turnover tinggi).

DENGAN RENCANA

↑

Jumlah, kualifikasi, waktu, dan anggaran jelas sejak awal — proses lebih cepat, tepat sasaran, dan hemat biaya.

Posisi Topik dalam Alur Semester

MSDM II mengikuti alur siklus pegawai: dari rekrutmen (hari ini) hingga hubungan industrial di paruh kedua semester.

Prasyarat matkul ini adalah MSDM I — hari ini kita mulai dari sisi operasional yang belum dibahas di semester lalu: bagaimana rekrutmen benar-benar dijalankan di lapangan.

Bagian 1 dari 3

Dasar Perencanaan Rekrutmen

Memahami definisi, posisi dalam siklus SDM, dan komponen yang harus disusun sebelum mencari calon pekerja.

Rekrutmen vs Seleksi: Dua Tahap Berbeda

Rekrutmen adalah proses mencari dan menarik sebanyak mungkin calon pekerja yang memenuhi syarat. Seleksi adalah proses memilih dari kumpulan calon tersebut siapa yang paling tepat diterima.

REKRUTMEN (SOURCING)

Menarik sebanyak mungkin pelamar
Fokus: kuantitas & kualitas kandidat
Output: pool/kumpulan pelamar

SELEKSI (SCREENING)

Memilih kandidat terbaik dari pool
Fokus: kecocokan (fit) dengan jabatan
Output: satu kandidat diterima

Fokus pertemuan hari ini hanya sampai rekrutmen — seleksi dan penawaran kerja dibahas pertemuan berikutnya.

Dari Mana Kebutuhan Rekrutmen Muncul?

Permintaan rekrutmen jarang muncul tiba-tiba — biasanya mengalir dari proses perencanaan SDM.

Pemicu permintaan rekrutmen umumnya: pegawai resign/pensiun, promosi yang mengosongkan jabatan lama, ekspansi bisnis (cabang baru, lini produk baru), atau perubahan volume kerja musiman.

Rencana rekrutmen tidak dibuat sembarangan, ia mengalir dari rangkaian proses yang dimulai dari perencanaan sumber daya manusia secara keseluruhan. Perusahaan lebih dulu memperkirakan kebutuhan pegawai di masa depan, kemudian melakukan analisis jabatan untuk memastikan tugas dan kualifikasi setiap posisi jelas, baru kemudian muncul permintaan tenaga kerja yang konkret dari suatu unit kerja. Contohnya, ketika Indomaret membuka gerai baru di suatu kecamatan, permintaan tenaga kerja untuk kasir dan pramuniaga muncul karena ekspansi bisnis. Pemicu lain yang sering terjadi adalah pegawai yang resign, pensiun, atau dipromosikan sehingga jabatan lamanya kosong. Memahami pemicu ini penting supaya Anda sebagai calon praktisi SDM tidak reaktif, tetapi bisa memproyeksikan kebutuhan rekrutmen lebih awal.

Fondasi Rekrutmen: Analisis Jabatan

Sebelum mencari calon pekerja, HR harus tahu persis jabatan apa yang mau diisi. Ini dijawab lewat analisis jabatan (job analysis).

JOB DESCRIPTION

Deskripsi Jabatan

Uraian tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari suatu jabatan. Contoh: kasir bertugas melayani transaksi, mengelola kas, dan melaporkan penjualan harian.

JOB SPECIFICATION

Spesifikasi Jabatan

Syarat kualifikasi minimal pemegang jabatan: pendidikan, pengalaman, keterampilan. Contoh: kasir minimal lulusan SMA, teliti, dan mampu mengoperasikan mesin kasir/POS.

Keduanya menjadi bahan baku untuk menulis iklan lowongan yang tepat sasaran — bukan asal tulis "dibutuhkan segera".

Komponen Rencana Rekrutmen

Rencana rekrutmen yang matang harus menjawab lima pertanyaan berikut:

1. JUMLAH

Berapa orang yang dibutuhkan? (dihitung dari beban kerja)

2. KUALIFIKASI

Kriteria apa yang wajib dipenuhi? (dari job specification)

3. WAKTU

Kapan pegawai baru harus mulai bekerja?

4. ANGGARAN

Berapa biaya yang dianggarkan untuk seluruh proses rekrutmen?

5. SUMBER

Dari mana calon pekerja akan dicari — internal atau eksternal?

Bagian 2 dari 3

Sumber Pencarian Calon Pekerja

Mengenal pilihan sumber internal dan eksternal, metode dan saluran yang lazim dipakai perusahaan di Indonesia.

Sumber Internal vs Eksternal

Dua kategori besar sumber pencarian calon pekerja, masing-masing punya kelebihan dan keterbatasan.

SUMBER INTERNAL

Kelebihan: lebih cepat, biaya rendah, pegawai sudah paham budaya perusahaan
Keterbatasan: pilihan kandidat terbatas, minim ide/perspektif baru

SUMBER EKSTERNAL

Kelebihan: pilihan kandidat lebih luas, membawa ide & keahlian baru
Keterbatasan: biaya & waktu lebih besar, butuh adaptasi budaya kerja

Praktik umum: perusahaan mengisi jabatan manajerial lewat internal (promosi), sementara posisi entry-level/operasional lewat eksternal.

Mari kita bandingkan dua kategori sumber ini. Sumber internal berarti mengisi lowongan dari pegawai yang sudah bekerja di perusahaan, misalnya lewat promosi atau mutasi. Kelebihannya jelas, prosesnya lebih cepat, biayanya rendah, dan pegawai tersebut sudah memahami budaya kerja perusahaan. Namun keterbatasannya, pilihan kandidat jadi terbatas dan minim perspektif baru dari luar. Sebaliknya, sumber eksternal berarti mencari dari luar perusahaan, misalnya lewat job portal atau kampus. Kelebihannya, pilihan kandidat jauh lebih luas dan membawa ide-ide segar, tetapi biayanya lebih besar dan butuh waktu adaptasi. Dalam praktiknya, misalnya di perusahaan seperti Astra International, posisi manajerial sering diisi lewat promosi internal, sementara posisi operasional seperti staf produksi direkrut dari luar.

Metode & Saluran Sumber Eksternal Digital

Di Indonesia, saluran rekrutmen eksternal kini didominasi platform digital, tanpa meninggalkan cara konvensional.

JOB PORTAL

Jobstreet, Glints, Kalibrr — jangkauan luas, filter otomatis lamaran masuk.

MEDIA PROFESIONAL

LinkedIn — efektif untuk posisi profesional/manajerial, cek rekam jejak kandidat.

KAMPUS & JOB FAIR

Kerja sama career center kampus — sumber utama fresh graduate/entry-level.

Metode lain: referral (rekomendasi pegawai internal), agensi/headhunter untuk posisi senior/langka, dan walk-in untuk posisi operasional di daerah.

Sekarang mari kita bahas ke mana sebenarnya perusahaan mencari calon pekerja secara eksternal. Job portal seperti Jobstreet, Glints, atau Kalibrr menjadi andalan karena jangkauannya luas dan bisa menyaring lamaran secara otomatis berdasarkan kriteria. LinkedIn lebih cocok untuk posisi profesional atau manajerial karena HR bisa melihat rekam jejak karier kandidat secara transparan. Untuk fresh graduate, kerja sama dengan career center kampus dan job fair masih jadi sumber utama, termasuk yang biasa dilakukan Universitas Diponegoro sendiri lewat bursa kerja kampus. Selain itu, ada metode referral, yaitu rekomendasi dari pegawai internal yang biasanya menghasilkan kandidat dengan kecocokan budaya lebih baik, serta jasa agensi atau headhunter untuk posisi senior yang sulit dicari, dan metode walk-in untuk posisi operasional di daerah yang belum sepenuhnya digital.

Employer Branding sebagai Strategi Sourcing

Employer branding adalah citra perusahaan sebagai tempat bekerja yang menarik — memudahkan proses rekrutmen sebelum lowongan dibuka.

Employer branding kuat → kandidat berkualitas melamar duluan → biaya & waktu rekrutmen turun

CONTOH PRAKTIK

Konten budaya kerja di Instagram/LinkedIn perusahaan, testimoni pegawai, program magang bersertifikat, ranking "tempat kerja terbaik".

DAMPAK KE RENCANA REKRUTMEN

Perusahaan dengan employer branding kuat (mis. Unilever Indonesia, BCA) menerima lebih banyak lamaran berkualitas per lowongan tanpa biaya iklan besar.

Ada satu strategi sourcing yang sering dilupakan mahasiswa, yaitu employer branding, atau citra perusahaan sebagai tempat bekerja. Ini bukan sekadar urusan pemasaran, tetapi bagian penting dari rencana rekrutmen karena memengaruhi kuantitas dan kualitas pelamar yang datang. Perusahaan yang aktif membangun citra positif lewat konten budaya kerja di media sosial, testimoni pegawai, atau program magang bersertifikat, biasanya menerima lamaran jauh lebih banyak dan lebih berkualitas tanpa harus mengeluarkan biaya iklan besar. Contohnya, perusahaan seperti Unilever Indonesia atau Bank BCA dikenal punya employer branding kuat sehingga setiap kali membuka lowongan management trainee, jumlah pelamarnya bisa mencapai ribuan orang untuk beberapa posisi saja. Jadi, employer branding sebenarnya adalah investasi jangka panjang yang mempermudah rencana rekrutmen di masa depan.

Bagian 3 dari 3

Menghitung & Merancang Rencana Rekrutmen

Menghitung dari nol proyeksi kebutuhan tenaga kerja dan biaya rekrutmen, lalu menyusun timeline pelaksanaannya.

Hitung dari Nol: Proyeksi Kebutuhan Tenaga Kerja

Kasus: Toko retail "Maju Jaya" memproyeksikan 6.000 transaksi bulan depan. Berapa kasir yang harus tersedia?

Langkah	Perhitungan	Nilai
1. Proyeksi volume transaksi bulan depan	data historis & tren penjualan	6.000 transaksi
2. Kapasitas kerja per kasir per bulan	25 hari kerja × 20 transaksi/hari	500 transaksi
3. Total kebutuhan kasir	6.000 ÷ 500	12 kasir
4. Kasir yang sudah tersedia saat ini	data pegawai aktif	8 kasir
5. Kekurangan kasir (perlu direkrut)	12 − 8	4 kasir

HASIL

4 kasir

perlu direkrut bulan ini

Sekarang kita coba menghitung sendiri, langkah demi langkah, jangan hanya menghafal rumusnya. Bayangkan Anda staf HR di toko retail bernama Maju Jaya. Manajemen memproyeksikan bulan depan akan ada enam ribu transaksi berdasarkan tren penjualan. Langkah kedua, Anda perlu tahu kapasitas satu kasir dalam sebulan, katakanlah dua puluh lima hari kerja dikali dua puluh transaksi per hari sama dengan lima ratus transaksi per bulan. Langkah ketiga, bagi total proyeksi transaksi dengan kapasitas per kasir, enam ribu dibagi lima ratus, hasilnya dua belas kasir yang dibutuhkan. Langkah keempat, cek berapa kasir yang sudah ada sekarang, misalnya delapan orang. Langkah kelima, selisihnya adalah dua belas dikurangi delapan, sama dengan empat kasir yang harus direkrut bulan ini. Angka empat ini akan kita pakai lagi di slide berikutnya untuk menghitung biayanya.

Hitung dari Nol: Cost per Hire

Departemen HR "Maju Jaya" mengeluarkan biaya untuk merekrut 4 kasir (hasil slide sebelumnya). Berapa biaya per orang yang direkrut?

Langkah	Perhitungan	Nilai
1. Biaya iklan lowongan	data pengeluaran	Rp 3.000.000
2. Biaya jasa agensi/headhunter	data pengeluaran	Rp 5.000.000
3. Biaya psikotes & tes seleksi	data pengeluaran	Rp 2.000.000
4. Honor tim wawancara	data pengeluaran	Rp 2.000.000
5. Total biaya rekrutmen	3jt + 5jt + 2jt + 2jt	Rp 12.000.000
6. Cost per Hire	Rp 12.000.000 ÷ 4	Rp 3.000.000

COST PER HIRE

Rp 3 juta

per kasir yang berhasil direkrut

Setelah tahu jumlah orang yang dibutuhkan, sekarang kita hitung biayanya. Cost per hire, atau biaya per rekrutmen, adalah total biaya rekrutmen dibagi jumlah orang yang berhasil direkrut. Mari kita jumlahkan komponennya satu per satu: biaya iklan lowongan tiga juta rupiah, biaya jasa agensi lima juta rupiah, biaya psikotes dan tes seleksi dua juta rupiah, dan honor tim wawancara dua juta rupiah. Kalau dijumlahkan, tiga ditambah lima ditambah dua ditambah dua, totalnya dua belas juta rupiah. Karena yang berhasil direkrut ada empat kasir, seperti yang kita hitung tadi, maka cost per hire-nya adalah dua belas juta dibagi empat, sama dengan tiga juta rupiah per orang. Angka ini penting karena menjadi dasar HR menyusun anggaran rekrutmen tahun berikutnya, dan bisa dibandingkan antar-metode sourcing mana yang paling efisien.

Coba Sendiri: Simulasikan Cost per Hire Anda

Geser komponen biaya rekrutmen dan jumlah orang yang direkrut, lalu amati bagaimana cost per hire berubah.

Timeline Pelaksanaan Rekrutmen

Rencana rekrutmen juga harus punya batas waktu yang realistis di tiap tahapnya.

Semakin jelas jabatan (job description & specification), semakin pendek waktu yang dibutuhkan untuk mengumpulkan pelamar yang relevan.

Tantangan Rekrutmen di Perusahaan Indonesia

Beberapa kendala yang lazim dihadapi praktisi HR di lapangan:

Kesenjangan kualifikasi: pelamar melimpah tetapi jarang yang sesuai spesifikasi jabatan (mis. lulusan tanpa keterampilan digital untuk posisi berbasis teknologi).

Ekspektasi gaji tidak sesuai: kandidat potensial menolak tawaran karena gaji di bawah harapan pasar.

Persaingan antar-perusahaan: kandidat berkualitas direbut beberapa perusahaan sekaligus, terutama posisi digital/teknologi.

Solusi umum: perkuat employer branding, perluas sumber (referral, kampus), dan percepat proses seleksi agar tidak kehilangan kandidat baik.

Dalam praktiknya, menyusun rencana rekrutmen yang bagus di atas kertas tidak menjamin pelaksanaannya mulus. Ada beberapa tantangan yang sering dikeluhkan praktisi HR di Indonesia. Pertama, kesenjangan kualifikasi, di mana pelamar yang masuk jumlahnya banyak tetapi jarang yang benar-benar memenuhi spesifikasi jabatan, misalnya untuk posisi berbasis teknologi digital yang membutuhkan keterampilan spesifik. Kedua, ekspektasi gaji yang tidak sesuai, sehingga kandidat potensial menolak tawaran karena merasa gajinya di bawah standar pasar. Ketiga, persaingan antar-perusahaan yang ketat, terutama untuk talenta digital yang diperebutkan banyak perusahaan sekaligus, seperti yang sering terjadi di industri teknologi dan e-commerce Indonesia. Solusinya, seperti yang sudah kita bahas, memperkuat employer branding, memperluas sumber pencarian, dan mempercepat proses seleksi supaya tidak kehilangan kandidat baik ke pesaing.

Latihan Kelas: Susun Rencana Rekrutmen

KASUS

Klinik kecantikan "Cantika Skin Care" cabang baru membutuhkan tambahan 3 terapis dan proyeksi biaya rekrutmen total Rp 9.000.000. Klinik akan buka dalam 4 minggu.

Hitung cost per hire untuk kasus ini.
Tentukan sumber (internal/eksternal) yang paling tepat — beri alasan.
Susun timeline singkat 4 minggu agar terapis siap sebelum klinik buka.

Diskusikan berkelompok (3–4 orang), waktu 10 menit, lalu satu kelompok mempresentasikan hasilnya secara singkat.

Rangkuman & Persiapan Pertemuan Berikutnya

RANGKUMAN HARI INI

Rekrutmen ≠ seleksi — rekrutmen menarik pool pelamar
Rencana rekrutmen: jumlah, kualifikasi, waktu, anggaran, sumber
Sumber internal (cepat, murah) vs eksternal (luas, mahal)
Kebutuhan tenaga kerja & cost per hire dihitung dari data riil

TUGAS & PERTEMUAN BERIKUTNYA

Baca materi Seleksi & Penawaran Kerja (Pertemuan 2). Tugas: kumpulkan 1 contoh iklan lowongan nyata (job portal apa saja), identifikasi job description & job specification di dalamnya.

Sebelum kita tutup, mari kita rangkum apa yang sudah Anda pelajari hari ini. Kita mulai dari perbedaan mendasar antara rekrutmen dan seleksi, lalu lima komponen yang wajib ada dalam rencana rekrutmen yaitu jumlah, kualifikasi, waktu, anggaran, dan sumber. Kita juga membandingkan sumber internal yang lebih cepat dan murah dengan sumber eksternal yang lebih luas jangkauannya, serta berlatih menghitung sendiri kebutuhan tenaga kerja dan cost per hire dari data yang realistis. Untuk pertemuan berikutnya, silakan baca materi tentang seleksi dan penawaran kerja, karena itulah kelanjutan langsung dari apa yang kita bahas hari ini. Tugas Anda: cari satu contoh iklan lowongan nyata dari job portal mana saja, lalu identifikasi mana bagian yang merupakan job description dan mana yang job specification. Terima Kasih atas perhatian Anda, sampai jumpa di pertemuan berikutnya.