Program Studi Bisnis Digital • FEB

Manajemen Rantai Pasok

Pertemuan 8 — Pengadaan dan Manajemen Pemasok

Sourcing, seleksi, dan evaluasi pemasok sebagai fondasi daya saing rantai pasok modern.

RPS MINGGU 9 • 2 × 50 MENIT

Tujuan Pembelajaran Hari Ini

Setelah pertemuan ini, Anda mampu merancang proses pengadaan strategis dan mengevaluasi pemasok secara kuantitatif. Secara rinci:

CAPAIAN 1 — KONSEP

PENGADAAN STRATEGIS

Membedakan purchasing taktis dari strategic sourcing, serta peran pengadaan dalam daya saing perusahaan.

CAPAIAN 2 — PORTOFOLIO

MATRIKS KRALJIC

Menerapkan Matriks Kraljic dan kerangka make-or-buy untuk mengklasifikasikan barang yang dibeli.

CAPAIAN 3 — SELEKSI

WEIGHTED SCORING

Menghitung skor tertimbang (weighted scoring model) untuk memilih pemasok terbaik secara objektif.

CAPAIAN 4 — EVALUASI

OTIF & TCO

Menghitung metrik kinerja pemasok (OTIF, reject rate) dan merancang strategi manajemen hubungan pemasok.

Mengapa Pengadaan adalah Fungsi Strategis?

Tahukah Anda bahwa pada banyak perusahaan manufaktur, biaya pembelian bahan baku dan komponen bisa mencapai ~60–70% dari total biaya produk?

DAMPAK LANGSUNG KE LABA

Penghematan 1% biaya pembelian sering setara kenaikan penjualan jauh lebih besar untuk mencapai laba yang sama.
Kesalahan pilih pemasok → keterlambatan produksi, kualitas jatuh, reputasi rusak.

KONTEKS BISNIS DIGITAL

Marketplace seperti Tokopedia harus menyeleksi jutaan penjual (pemasok) yang tampil di platformnya.
Startup logistik memilih mitra armada — salah pilih berarti janji same-day delivery gagal.

Pengadaan yang buruk tidak terlihat langsung di laporan laba-rugi, tetapi menggerogoti margin dan risiko operasional secara diam-diam.

Bagian 1 dari 3

Dari Purchasing Taktis ke Strategic Sourcing

Memahami evolusi peran pengadaan dan alat klasifikasi untuk menentukan strategi pembelian yang tepat.

Evolusi Peran Make-or-Buy Matriks Kraljic

Evolusi Peran Pengadaan

Pengadaan (procurement) bergeser dari sekadar transaksi menjadi kemitraan yang mengelola nilai jangka panjang.

TIGA TINGKATAN KEMATANGAN FUNGSI PENGADAAN

Dimensi	Purchasing (Taktis)	Procurement → SRM (Strategis)
Fokus	Harga terendah, transaksi cepat	Total value: biaya, kualitas, risiko, inovasi
Hubungan Pemasok	Jangka pendek, bisa berganti-ganti	Kemitraan jangka panjang (partnership)
Peran dalam Organisasi	Administratif, di bawah operasi	Strategis, terlibat sejak perencanaan produk
Alat Keputusan	Bandingkan 3 penawaran harga	Weighted scoring, TCO, Matriks Kraljic

Supplier Relationship Management (SRM) — pengelolaan hubungan strategis dengan pemasok kunci — adalah puncak evolusi ini.

Empat Dimensi Nilai Strategis Pengadaan

Pengadaan modern tidak hanya mengejar harga murah, tetapi menyeimbangkan empat dimensi nilai.

1 — BIAYA

Cost Efficiency

Menekan Total Cost of Ownership (TCO), bukan hanya harga beli di kuitansi.

2 — KUALITAS

Quality Assurance

Memastikan input yang masuk konsisten sesuai spesifikasi, menekan tingkat cacat.

3 — RISIKO

Supply Risk

Menghindari ketergantungan pada satu pemasok (single-source risk).

4 — INOVASI

Innovation Access

Pemasok sebagai sumber ide dan teknologi baru bagi produk perusahaan.

Keputusan Make-or-Buy

Sebelum mencari pemasok, perusahaan harus menjawab: apakah aktivitas ini dikerjakan sendiri atau dibeli dari luar (outsourcing)?

CENDERUNG MAKE (BUAT SENDIRI)

Aktivitas adalah kompetensi inti (core competency) perusahaan.
Menyangkut kerahasiaan resep atau algoritma khusus.
Perusahaan punya kapasitas & keahlian memadai.

CENDERUNG BUY (BELI DARI PEMASOK)

Pemasok punya skala ekonomi dan biaya lebih efisien.
Aktivitas bukan pembeda daya saing (non-core).
Dibutuhkan fleksibilitas tanpa investasi aset tetap.

Contoh Bisnis Digital: startup fintech biasanya membangun sendiri algoritma skoring kredit (core), tetapi membeli jasa layanan cloud hosting dari pihak ketiga (non-core).

Matriks Kraljic: Portofolio Pembelian

Alat klasifikasi barang/jasa yang dibeli berdasarkan dampak finansial dan risiko pasokan, untuk menentukan strategi pembelian yang berbeda-beda.

Coba Sendiri: Klasifikasikan Barang Belanja dengan Matriks Kraljic

Geser skor risiko pasokan dan dampak profit sebuah item, lalu amati ke kuadran Kraljic mana ia jatuh dan strategi pembelian apa yang cocok. Coba juga contoh item belanja UMKM yang disediakan.

Bagian 2 dari 3

Proses Sourcing dan Seleksi Pemasok

Dari mencari kandidat pemasok hingga menghitung skor tertimbang untuk memilih yang terbaik.

Tahapan Sourcing RFI/RFQ/RFP Weighted Scoring

Tahapan Proses Strategic Sourcing

Proses sistematis, bukan sekadar "tanya harga lalu beli" — enam langkah berikut membentuk siklus sourcing yang matang.

Identifikasi Kebutuhan — spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan secara jelas dan terukur.

Analisis Pasar Pemasok — memetakan siapa saja kandidat pemasok yang tersedia di pasar.

Permintaan Informasi/Penawaran — mengirim RFI, RFQ, atau RFP ke kandidat pemasok.

Evaluasi & Skor Pemasok — membandingkan penawaran dengan weighted scoring model.

Negosiasi & Kontrak — menyepakati harga, syarat pengiriman, dan klausul kinerja.

Implementasi & Monitoring — onboarding pemasok dan pemantauan kinerja berkelanjutan.

Instrumen Permintaan: RFI, RFQ, RFP

Tiga dokumen formal yang digunakan bertahap saat perusahaan menjaring dan membandingkan pemasok.

RFI

Request for Information — menggali kapabilitas umum kandidat pemasok sebelum menyempitkan daftar.

RFQ

Request for Quotation — meminta penawaran harga spesifik untuk barang/jasa yang sudah jelas standarnya.

RFP

Request for Proposal — meminta solusi lengkap (harga + pendekatan teknis) untuk kebutuhan yang kompleks.

Setelah proposal masuk, tahap negosiasi menyepakati harga akhir, jadwal pengiriman, klausul kualitas, dan mekanisme penalti keterlambatan.

Kriteria Multi-Dimensi Seleksi Pemasok

Pemasok terbaik bukan selalu yang termurah — perusahaan membobot beberapa kriteria sekaligus.

KRITERIA KUANTITATIF

Harga & Total Biaya (TCO) yang ditawarkan.
Ketepatan Waktu Pengiriman (lead time & konsistensi).
Kualitas Produk (tingkat cacat/reject rate).

KRITERIA KUALITATIF

Layanan Purna Jual dan responsivitas komunikasi.
Kesehatan Finansial pemasok (risiko gulung tikar).
Kapabilitas Teknis & ESG (keberlanjutan lingkungan/sosial).

Karena kriteria berbeda tingkat kepentingannya, setiap kriteria diberi bobot (%) sebelum dihitung menjadi satu skor akhir — itulah weighted scoring model.

Hitung dari Nol: Weighted Scoring Model

Kasus: startup fesyen lokal menilai Pemasok A (bahan kain) dengan 4 kriteria berbobot. Skor mentah (0–100) sudah dari hasil audit tim pengadaan.

Langkah	Perhitungan	Nilai
1. Skor Harga (bobot 30%)	80 × 30%	24,0
2. Skor Kualitas (bobot 25%)	90 × 25%	22,5
3. Skor Ketepatan Kirim (bobot 25%)	75 × 25%	18,75
4. Skor Layanan (bobot 20%)	85 × 20%	17,0
5. Total Skor Tertimbang	24,0+22,5+18,75+17,0	82,25

SKOR AKHIR PEMASOK A

82,25

Ambang lolos perusahaan: ≥ 75 → LOLOS

Coba Sendiri: Ubah Bobot Kriteria, Lihat Peringkat Pemasok Bergeser

Geser bobot harga, kualitas, ketepatan kirim, dan layanan, lalu amati skor akhir tiap pemasok berubah — bahkan bisa membalik urutan pemenang.

Bagian 3 dari 3

Evaluasi dan Manajemen Kinerja Pemasok

Mengukur kinerja pemasok setelah kontrak berjalan, dan merancang strategi hubungan jangka panjang.

OTIF & TCO SRM Manajemen Risiko

Metrik Kunci Evaluasi Kinerja Pemasok

Setelah kontrak berjalan, kinerja pemasok dipantau berkala menggunakan metrik terukur berikut.

OTIF

On-Time In-Full

Persentase pesanan yang tiba tepat waktu DAN lengkap sesuai jumlah pesanan.

QUALITY REJECT RATE

Tingkat Cacat

Persentase unit yang ditolak saat pemeriksaan kualitas (QC).

LEAD TIME

Waktu Tunggu

Rata-rata waktu dari pesanan dibuat hingga barang diterima.

RESPONSIVENESS

Daya Tanggap

Kecepatan pemasok merespons komplain atau perubahan permintaan mendadak.

Hitung dari Nol: OTIF% dan Reject Rate

Kasus: dalam satu kuartal, sebuah pemasok kemasan menerima 240 pesanan dari startup e-commerce. Berikut evaluasi kinerjanya.

Langkah	Perhitungan	Nilai
1. Total pesanan kuartal ini	data tercatat	240
2. Pesanan tepat waktu & lengkap	data tercatat	216
3. OTIF %	(216 ÷ 240) × 100%	90%
4. Unit ditolak saat QC	data tercatat	12
5. Reject Rate %	(12 ÷ 240) × 100%	5%

OTIF AKTUAL VS TARGET

90%

Target perusahaan ≥95% → di bawah target

REJECT RATE VS TARGET

Target perusahaan ≤2% → perlu evaluasi

Segmentasi Hubungan: Transaksional vs Kemitraan

Tidak semua pemasok diperlakukan sama — intensitas hubungan disesuaikan dengan posisi barang di Matriks Kraljic.

HUBUNGAN TRANSAKSIONAL

Cocok untuk barang non-critical & leverage.
Kompetisi harga terbuka, kontrak jangka pendek.
Contoh: marketplace menyeleksi banyak penjual kardus kemasan.

KEMITRAAN STRATEGIS

Cocok untuk barang strategic & bottleneck.
Kolaborasi jangka panjang, berbagi informasi & risiko.
Contoh: Tokopedia membina UMKM andalan sebagai preferred seller jangka panjang.

Kemitraan strategis sering melibatkan joint planning (perencanaan bersama), berbagi data permintaan, hingga investasi bersama dalam pengembangan kapasitas pemasok.

Manajemen Risiko Pemasok

Ketergantungan pada satu pemasok (single-source) menciptakan titik rawan (single point of failure) dalam rantai pasok.

CONTOH RISIKO NYATA

Krisis chip semikonduktor global memaksa produsen otomotif menghentikan lini produksi.
Bencana alam melumpuhkan satu-satunya pabrik pemasok komponen kritis.

STRATEGI MITIGASI

Dual/multi-sourcing — lebih dari satu pemasok untuk item kritis.
Buffer stock tambahan pada kategori bottleneck.
Kontrak jangka panjang dengan klausul jaminan pasokan.

Diversifikasi pemasok menambah biaya koordinasi, tetapi mengurangi risiko terhentinya operasi — sebuah trade-off yang harus dihitung secara sadar.

Studi Kasus: Sourcing Startup Fesyen Lokal

Menyatukan seluruh konsep hari ini dalam satu alur keputusan nyata.

KRONOLOGI KEPUTUSAN

Klasifikasi Kraljic: kain premium diklasifikasikan sebagai bottleneck karena hanya tersedia dari sedikit pengrajin tenun.
Seleksi: dua kandidat pemasok dinilai dengan weighted scoring — Pemasok A meraih 82,25, lolos ambang 75.
Monitoring: setelah 1 kuartal, OTIF Pemasok A hanya 90% (target 95%), reject rate 5% (target 2%).
Keputusan: perusahaan menambah dual-sourcing dengan Pemasok B untuk kain yang sama, sembari bernegosiasi ulang klausul kinerja dengan Pemasok A.

Pengadaan bukan keputusan sekali jalan — klasifikasi, seleksi, dan evaluasi kinerja adalah siklus berkelanjutan yang saling menguatkan.

Studi kasus ini merangkum seluruh perjalanan materi hari ini menjadi satu cerita utuh yang bisa Anda temui persis dalam operasional startup fesyen lokal yang menjual di Shopee atau Tokopedia. Karena kain premiumnya hanya tersedia dari segelintir pengrajin, perusahaan memperlakukannya sebagai barang bottleneck yang butuh kehati-hatian ekstra. Proses seleksi menggunakan weighted scoring model yang tadi kita hitung bersama menghasilkan keputusan objektif, bukan sekadar preferensi personal pemilik usaha. Namun cerita tidak berhenti di situ, hasil monitoring OTIF dan reject rate yang di bawah target memicu keputusan strategis untuk menambah pemasok cadangan, membuktikan bahwa pengadaan adalah proses yang hidup dan terus dievaluasi, bukan keputusan sekali jalan yang dilupakan begitu kontrak diteken.

Latihan Kelas & Ringkasan

LATIHAN KELOMPOK (15 MENIT)

Buat 4 kriteria seleksi pemasok untuk usaha pilihan kelompok Anda (misal: kedai kopi, konveksi, jasa desain digital).
Tetapkan bobot (%) tiap kriteria, total harus 100%.
Beri skor 0–100 untuk 2 kandidat pemasok fiktif, hitung skor tertimbang masing-masing.
Tentukan pemasok mana yang lolos dan jelaskan alasannya di depan kelas.

RINGKASAN PERTEMUAN 8

Pengadaan modern = fungsi strategis, bukan sekadar transaksi harga.
Matriks Kraljic menentukan strategi berbeda per kategori barang.
Weighted scoring model membuat seleksi pemasok objektif & terukur.
OTIF & reject rate memantau kinerja pemasok pasca-kontrak.

Pertemuan berikutnya: Transportasi dalam Rantai Pasok — moda, rute, dan trade-off biaya-responsivitas.

Sekarang saatnya Anda mempraktikkan langsung apa yang sudah dipelajari. Silakan berkumpul dalam kelompok kecil dan pilih satu jenis usaha yang familiar bagi Anda, misalnya kedai kopi atau jasa desain digital, lalu rancang kriteria seleksi pemasoknya sendiri lengkap dengan bobotnya. Latihan ini penting karena ujian nanti akan meminta Anda menghitung weighted scoring model dari kasus baru, jadi pastikan Anda benar-benar paham logikanya, bukan hanya menghafal rumus. Sebagai penutup, ingatlah bahwa pengadaan yang baik dimulai dari klasifikasi yang tepat, seleksi yang objektif, dan tidak berhenti setelah kontrak diteken karena harus terus dipantau kinerjanya. Minggu depan kita akan melanjutkan perjalanan barang ini ke tahap transportasi, bagaimana barang yang sudah dipesan dari pemasok benar-benar sampai ke tangan pelanggan.

📖 Baca juga: Dcf Valuation — penjelasan mendalam dan contoh numerik.