RPS minggu 13 · 2x50 menit

Praktik Monitoring dan Pengendalian Pelaksanaan Program

Dokumen Kontrol dari Rencana ke Kenyataan di Lapangan

Mata Kuliah Manajemen Pelatihan dan Pengembangan · Program Studi Manajemen · FEB UNDIP

Bagian 1 dari 3

Mengapa Monitoring dan Pengendalian Penting

Posisi dalam siklus ADDIE dan risiko bila diabaikan

Posisi Monitoring dalam Siklus ADDIE

Monitoring & pengendalian bukan tahap terpisah — ia melekat pada Implementation, menjembatani ke Evaluation.

Definisi: Monitoring vs Pengendalian

Monitoring

Proses pemantauan berkelanjutan terhadap pelaksanaan program dibandingkan rencana — mengumpulkan data, bukan mengambil keputusan koreksi.

Bersifat deskriptif: "apa yang sedang terjadi?"
Dilakukan sepanjang program berjalan (real-time)
Output: catatan kehadiran, log jadwal, laporan harian

Pengendalian (Control)

Tindakan korektif yang diambil berdasarkan hasil monitoring, agar pelaksanaan kembali sesuai standar/rencana.

Bersifat preskriptif: "apa yang harus dilakukan?"
Dipicu oleh penyimpangan (deviasi) yang terdeteksi
Output: instruksi perbaikan, revisi jadwal, teguran vendor

Risiko Bila Monitoring Diabaikan

Penyimpangan Tak Terdeteksi

Materi melenceng dari desain awal
Metode pembelajaran tak konsisten antar sesi
Baru diketahui saat evaluasi akhir — sudah terlambat

Pemborosan Sumber Daya

Anggaran habis tanpa capaian tervalidasi
Instruktur/venue dibayar tanpa kontrol mutu
Sulit dipertanggungjawabkan ke manajemen

Kegagalan Transfer Belajar

Peserta tidak siap diuji di Kirkpatrick L2
ROI pelatihan sulit dibuktikan ke pimpinan
Kepercayaan pada fungsi P&P menurun

Formulir Observasi Fasilitator: Contoh Format

Aspek yang Dinilai

Kejelasan penyampaian materi (skala 1–4)
Interaksi & keterlibatan peserta
Ketepatan waktu per segmen sesi
Penggunaan alat bantu/media ajar

Siapa Mengisi & Kapan

Diisi koordinator/pengamat, bukan peserta
Diisi langsung setelah sesi selesai (real-time)
Disimpan sebagai lampiran Laporan Insiden

Contoh catatan kualitatif pengamat: "Instruktur pada sesi 2 pelatihan digital marketing UMKM terlalu cepat memaparkan materi QRIS, peserta terlihat bingung saat sesi tanya-jawab."

Peran Teknologi dalam Monitoring Modern

Alat Sederhana

Google Form/Spreadsheet untuk presensi & checklist
Grup WhatsApp koordinator untuk lapor cepat
Cocok untuk UMKM & organisasi kecil, biaya rendah

Alat Terintegrasi

Learning Management System (LMS) korporat
Dashboard kehadiran & progres real-time
Cocok untuk perusahaan besar dengan banyak sesi paralel

Pilihan alat menyesuaikan skala program — prinsip monitoring tetap sama, hanya mediumnya berbeda.

Bagian 2 dari 3

Dokumen dan Mekanisme Kontrol

Instrumen praktis untuk memantau pelaksanaan program Anda

Empat Dokumen Kontrol Inti

1. Lembar Kehadiran & Log Sesi

Presensi peserta & instruktur per sesi
Jam mulai/selesai aktual vs jadwal
Catatan gangguan teknis/non-teknis

2. Checklist Kesesuaian Materi

Topik yang disampaikan vs silabus desain
Metode (ceramah/simulasi/studi kasus) terpakai
Deviasi dicatat dengan alasan

3. Formulir Observasi Fasilitator

Penilaian penyampaian & interaksi instruktur
Diisi oleh koordinator/pengamat independen
Skala sederhana + catatan kualitatif

4. Laporan Insiden & Tindak Lanjut

Mencatat penyimpangan signifikan
Tindakan korektif yang diambil & tenggat
Penanggung jawab tindak lanjut

Contoh Checklist Kesesuaian Materi

Sesi	Topik Rencana	Realisasi
Sesi 1	Dasar pelayanan prima	Sesuai — disampaikan penuh
Sesi 2	Studi kasus komplain UMKM	Sesuai, waktu diskusi dipersingkat 10 menit
Sesi 3	Simulasi role-play konsumen	Deviasi — diganti ceramah karena alat peraga belum siap
Sesi 4	Evaluasi praktik kelompok	Sesuai — seluruh kelompok tampil

Deviasi di Sesi 3 wajib dicatat di Laporan Insiden & ditindaklanjuti sebelum sesi berikutnya — bukan dibiarkan lewat begitu saja.

Mekanisme Kontrol: Siapa Melakukan Apa

Hitung dari Nol: Indeks Kepatuhan Pelaksanaan (IKP)

IKP mengukur persentase sesi yang terlaksana sesuai rencana tanpa deviasi signifikan, dari total sesi program.

Langkah	Perhitungan	Nilai
1. Total sesi terjadwal	diketahui dari desain program	10 sesi
2. Sesi sesuai rencana (tanpa deviasi)	dari checklist kesesuaian materi	8 sesi
3. Rasio kepatuhan	8 ÷ 10	0,80
4. Ubah ke persen	0,80 x 100	80% patuh rencana

Interpretasi

80%

2 dari 10 sesi mengalami deviasi — wajib ditelusuri di Laporan Insiden sebelum lanjut ke evaluasi

Latihan Praktik: Susun Dokumen Kontrol Kelompok Anda

Kerjakan dalam kelompok proyek yang sama sejak Pertemuan 10–11.

Instruksi

Buat lembar kehadiran & log sesi untuk program Anda
Susun checklist kesesuaian materi minimal 4 sesi
Rancang formulir observasi fasilitator sederhana
Simulasikan 1 kasus deviasi & isi Laporan Insiden

Waktu & Output

Waktu kerja: ~40 menit sesi kedua
Output: 1 paket dokumen kontrol per kelompok
Presentasi singkat 1 kasus deviasi di akhir kelas

Bagian 3 dari 3

Dari Kontrol Menuju Evaluasi

Bagaimana data monitoring menjadi bahan Kirkpatrick di pertemuan berikutnya

Walkthrough: Dari Deviasi ke Perbaikan (Kasus 1)

Tahap	Apa yang Terjadi	Tindakan
1. Deteksi	Checklist sesi 3 catat metode diganti ceramah	Koordinator flag di log harian
2. Analisis	Alat peraga role-play belum tersedia dari vendor	Manajer P&P telaah akar masalah
3. Keputusan	Jadwalkan sesi tambahan role-play di sesi 5	Otorisasi perubahan jadwal tertulis
4. Verifikasi	Sesi tambahan terlaksana, checklist diperbarui	Status ditutup di Laporan Insiden

Walkthrough: Eskalasi Deviasi Berulang (Kasus 2)

Tahap	Apa yang Terjadi	Tindakan
1. Pola terdeteksi	Instruktur terlambat 3x dalam 5 sesi	Koordinator rekap tren di log kehadiran
2. Eskalasi	Bukan kejadian tunggal — berpola sistemik	Dilaporkan langsung ke Manajer P&P
3. Tindakan tegas	Teguran tertulis ke instruktur/vendor	Klausul kontrak vendor diaktifkan
4. Pemantauan lanjutan	Kehadiran dipantau ketat sesi tersisa	Dicatat sebagai preseden evaluasi vendor

Beda dengan kasus 1: di sini deviasi berpola berulang, sehingga respons harus lebih tegas — bukan sekadar tindakan korektif satu kali, melainkan eskalasi formal.

Kesalahan Umum dalam Monitoring Program

Dari Sisi Dokumen

Checklist diisi setelah program selesai (retroaktif)
Tidak ada standar baku, format berbeda tiap sesi
Laporan insiden tidak pernah ditutup statusnya

Dari Sisi Manusia

Instruktur enggan melapor kendala sendiri
Koordinator hanya observasi, tidak tindak lanjut
Manajemen baru terlibat saat masalah sudah besar

Prinsip Praktik yang Baik

Real-Time

Isi dokumen segera setelah sesi, bukan nanti
Gunakan formulir digital sederhana bila memungkinkan

Objektif

Catat fakta terukur, bukan opini pribadi
Gunakan skala/kriteria yang sama untuk semua sesi

Tertutup Loop

Setiap insiden punya status akhir yang jelas
Ada penanggung jawab & tenggat tindak lanjut

Coba Sendiri: Simulator Indeks Kepatuhan Pelaksanaan

Ubah jumlah sesi terjadwal dan sesi yang sesuai rencana untuk melihat bagaimana IKP berubah, lalu diskusikan ambang batas berapa persen yang masih dianggap wajar.

Ringkasan & Jembatan ke Pertemuan 13

Yang Sudah Anda Kuasai Hari Ini

Beda monitoring (pemantauan) vs pengendalian (koreksi)
Empat dokumen kontrol inti pelaksanaan program
Menghitung Indeks Kepatuhan Pelaksanaan (IKP)
Alur penanganan deviasi tunggal vs berpola

Pertemuan 13

Data monitoring → bahan evaluasi Kirkpatrick
Level 1: Reaksi peserta terhadap program
Level 2: Pembelajaran — apakah kompetensi bertambah