RPS minggu 7 · 2x50 menit

Menyusun Perencanaan Program Pelatihan dan Pengembangan

Dari hasil Need Assessment menuju rencana kerja yang siap dieksekusi

Dari desain ke aksi

Pertemuan ini mengubah kerangka desain (P6) menjadi rencana kerja yang bisa dijadwalkan, dianggarkan, dan diberi penanggung jawab.

Rekap Posisi: Di Mana Kita Sekarang?

Model ADDIE menuntun kita dari analisis kebutuhan sampai evaluasi. Perencanaan program adalah jembatan antara desain dan pelaksanaan.

Apa Itu Perencanaan Program P&P?

Desain Program (P6)

Kerangka konseptual: apa yang diajarkan
Metode besar & struktur kurikulum
Belum menjawab kapan, di mana, berapa biaya

Perencanaan Program (P7)

Operasionalisasi menjadi rencana kerja konkret
Menjawab siapa, kapan, di mana, berapa anggaran
Menjadi acuan pelaksanaan & kontrol (P8-P9)

Analogi: desain = gambar arsitek rumah; perencanaan = rencana kerja tukang dan RAB yang membuat rumah benar-benar dibangun.

Komponen Utama Perencanaan Program

Tujuan

Tujuan & sasaran terukur, kriteria peserta

Konten

Materi, metode, media pembelajaran

Sumber Daya

Fasilitator, anggaran, jadwal & lokasi

Kedelapan komponen ini — tujuan, peserta, materi, metode, fasilitator, jadwal, anggaran, dan mekanisme evaluasi — harus tertulis dalam satu dokumen rencana yang koheren.

Menyusun Tujuan Pelatihan yang Terukur

Tujuan pelatihan harus SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) dan mengacu pada level evaluasi Kirkpatrick yang akan dituju.

Kriteria SMART

Spesifik: perilaku/kompetensi yang jelas
Terukur: ada indikator angka
Realistis & relevan dengan kebutuhan bisnis
Berbatas waktu: kapan target tercapai

Preview 4 Level Kirkpatrick

Level 1 — Reaksi peserta terhadap pelatihan
Level 2 — Peningkatan pengetahuan/keterampilan
Level 3 — Perubahan perilaku di tempat kerja
Level 4 — Dampak pada hasil bisnis

Contoh tujuan level 3-4: "Meningkatkan skor kepuasan nasabah dari 75 menjadi 85 dalam 3 bulan pasca-pelatihan layanan" — bukan sekadar "peserta paham materi layanan prima".

Hitung dari Nol: Kapasitas Batch Pelatihan

Kasus: sebuah BUMN harus melatih 180 pegawai layanan pelanggan, kapasitas kelas maksimal 25 orang, durasi 3 hari per kelas, target selesai dalam 10 hari kerja.

Langkah	Perhitungan	Nilai
1. Total pegawai perlu dilatih	diketahui dari data NAT	180 orang
2. Jumlah kelas dibutuhkan	180 orang ÷ 25 orang/kelas = 7,2 → dibulatkan ke atas	8 kelas
3. Total hari-kelas	8 kelas x 3 hari	24 hari-kelas
4. Kebutuhan ruang/trainer paralel	24 hari-kelas ÷ 10 hari kerja = 2,4 → dibulatkan ke atas	3 ruang paralel

Hasil Akhir

3 ruang paralel

dibutuhkan agar 8 kelas selesai dalam 10 hari kerja

Sumber daya

Anggaran, Metode, dan Jadwal Program

Setelah tujuan dan kapasitas jelas, langkah berikutnya adalah menghitung biaya, memilih metode, dan menyusun jadwal pelaksanaan.

Komponen Anggaran Program Pelatihan

Biaya Langsung

Honor fasilitator/instruktur
Konsumsi & akomodasi peserta
Modul, ATK, dan sertifikat
Sewa tempat & peralatan

Biaya Tidak Langsung

Transportasi & perjalanan dinas
Biaya kesempatan (opportunity cost)
Cadangan/kontingensi ~10%

Cadangan/kontingensi wajib dianggarkan — perubahan jumlah peserta atau harga vendor di lapangan sering meleset dari rencana awal.

Hitung dari Nol: Menyusun RAB Pelatihan

Melanjutkan kasus sebelumnya: 8 kelas, masing-masing 25 orang, 3 hari per kelas.

Langkah	Perhitungan	Nilai
1. Honor fasilitator	8 kelas x Rp 5.000.000	Rp 40.000.000
2. Konsumsi peserta	(25 orang x 3 hari x Rp 75.000) x 8 kelas	Rp 45.000.000
3. Modul & ATK	(25 orang x Rp 150.000) x 8 kelas	Rp 30.000.000
4. Sewa ruang	(3 hari x Rp 1.500.000) x 8 kelas	Rp 36.000.000

Total RAB Program

Rp 151 juta

40jt + 45jt + 30jt + 36jt = Rp 151.000.000 (belum termasuk cadangan ~10%)

Coba Sendiri: Kalkulator RAB Pelatihan

Atur jumlah peserta dan tiap komponen biaya untuk menyusun RAB program pelatihan Anda sendiri, lihat biaya per peserta secara live.

Memilih Metode Pelatihan yang Tepat

On-the-Job Training

Coaching & mentoring langsung atasan
Job rotation antar-unit kerja
Cocok untuk keterampilan psikomotor/praktik

Off-the-Job Training

Kelas/lecture, seminar, workshop
Simulasi & studi kasus
E-learning/self-paced learning

Faktor pemilihan: jenis sasaran belajar (kognitif/afektif/psikomotor), jumlah peserta, anggaran yang tersedia, dan waktu yang dimiliki organisasi.

Menyusun Jadwal Pelaksanaan Program

Jadwal harus mempertimbangkan beban kerja operasional peserta — hindari jadwal yang bertabrakan dengan periode sibuk seperti tutup buku atau musim panen bagi UMKM agribisnis.

Menetapkan Fasilitator/Instruktur

Fasilitator Internal

Paham budaya & proses bisnis organisasi
Biaya lebih rendah, mudah dijadwalkan ulang
Cocok untuk materi kebijakan/SOP internal

Fasilitator Eksternal

Keahlian spesialis & perspektif baru
Butuh kontrak/SPK dan honor lebih tinggi
Cocok untuk topik teknis/regulasi terkini

Kriteria seleksi wajib: rekam jejak mengajar, kesesuaian keahlian dengan materi, dan ketersediaan jadwal sesuai kalender yang sudah disusun.

Dokumentasi perencanaan

Merangkum Rencana ke dalam Dokumen Kerja

Semua komponen yang sudah kita bahas perlu dituangkan dalam satu dokumen training plan yang menjadi acuan bersama.

Struktur Dokumen Training Plan

Bagian Konsep

Latar belakang & hasil need assessment
Tujuan & indikator keberhasilan (KPI)
Sasaran peserta & kriteria seleksi

Bagian Operasional

Rundown/jadwal per gelombang
RAB & sumber pendanaan
Daftar fasilitator & bahan ajar
Mekanisme evaluasi & lampiran (SK, surat tugas)

Latihan: Susun Kerangka Training Plan

Instruksi kerja kelompok (15 menit):

Pilih satu organisasi (profit/non-profit/UMKM) hasil analisis P5-P6 kelompok Anda
Tuliskan tujuan pelatihan dalam format SMART + level Kirkpatrick yang dituju
Hitung kapasitas gelombang & estimasi RAB sederhana (ikuti pola perhitungan hari ini)
Tentukan metode pelatihan & alasan pemilihannya
Susun kerangka jadwal 2-3 minggu pelaksanaan

Kumpulkan dalam bentuk kerangka satu halaman — akan dibahas singkat di akhir pertemuan dan menjadi dasar tugas dokumen kontrol pelaksanaan minggu depan.

Studi Kasus: Training Plan UMKM Binaan

Contoh sederhana: koperasi UMKM binaan ingin melatih 40 pelaku usaha tentang pembukuan digital.

Tahap 1 — Menetapkan Tujuan & Kapasitas

Tujuan: "80% peserta mampu menyusun laporan keuangan sederhana via aplikasi kasir digital dalam 1 bulan." Kapasitas: 40 peserta ÷ 20 orang/kelas = 2 kelas, masing-masing 2 hari.

Tahap 2 — Memilih Metode & Fasilitator

Karena sasarannya keterampilan praktik (psikomotor), dipilih metode workshop hands-on dengan laptop/HP, fasilitator internal dari koperasi dibantu 1 konsultan digital eksternal untuk sesi teknis aplikasi.

Kesalahan Umum dalam Perencanaan Program

Tujuan pelatihan ditulis tidak terukur (tidak SMART)
Anggaran disusun tanpa dana cadangan/kontingensi
Jadwal bentrok dengan periode sibuk operasional peserta
Metode dipilih berdasarkan kebiasaan, bukan kesesuaian sasaran belajar
Mekanisme evaluasi baru dipikirkan setelah pelatihan selesai

Kesalahan paling fatal: menunda perencanaan mekanisme evaluasi. Evaluasi harus dirancang bersamaan dengan perencanaan program, bukan sesudahnya.

Menuju Pertemuan Berikutnya

Training plan yang kita susun hari ini menjadi acuan utama penyusunan dokumen & mekanisme kontrol pelaksanaan program (P8).

Pertemuan 7 (Hari Ini)

Rencana tujuan, kapasitas, anggaran
Metode, jadwal, fasilitator
Dokumen training plan

Pertemuan 8 (Minggu Depan)

Dokumen kontrol pelaksanaan (checklist, absensi)
Mekanisme monitoring realisasi vs rencana
Antisipasi deviasi jadwal & anggaran

Ringkasan Pertemuan 7

Perencanaan program = operasionalisasi desain menjadi rencana kerja konkret
Delapan komponen wajib: tujuan, peserta, materi, metode, fasilitator, jadwal, anggaran, evaluasi
Tujuan ditulis SMART dan mengacu pada level Kirkpatrick yang dituju
Kapasitas gelombang & RAB dihitung sistematis, bukan estimasi kasar
Semua komponen dirangkum dalam satu dokumen training plan

Takeaway Utama

Rencana = Jembatan

antara desain program yang ideal dan pelaksanaan yang bisa diaudit