RPS minggu 5 · 2x50 menit

Analisis & Evaluasi Jabatan

Dari Memahami Isi Pekerjaan sampai Menentukan Peringkat Gaji

Mata Kuliah Manajemen Kompensasi · Program Studi Manajemen · FEB UNDIP

Bagian 1 dari 3

Fondasi Analisis Jabatan

Memahami isi pekerjaan sebelum menilai nilainya

Apa itu Analisis Jabatan?

Definisi Kerja

Analisis jabatan (job analysis) adalah proses sistematis mengumpulkan, mendokumentasikan, dan menganalisis informasi tentang tugas, tanggung jawab, dan persyaratan suatu jabatan — bukan tentang orang yang sedang memegangnya.

Fokus pada jabatan (posisi), bukan performa individu pemegangnya
Menjawab: apa yang dikerjakan, bagaimana, mengapa, dan dengan syarat apa
Menjadi dasar bagi rekrutmen, penilaian kinerja, pelatihan, dan kompensasi sekaligus

Contoh Sederhana

Bayangkan posisi Staf Payroll di sebuah perusahaan manufaktur di Semarang. Analisis jabatan menjawab pertanyaan seperti:

Tugas hariannya apa saja — rekap absensi, hitung lembur?
Alat kerja apa yang dipakai — software payroll, Excel?
Syarat pendidikan & pengalaman minimal apa?

Mengapa Analisis Jabatan Krusial bagi Kompensasi?

Tanpa data jabatan yang akurat, keputusan gaji jadi tebakan — rawan gugatan & ketidakpuasan.

Dasar Keadilan Internal

Membandingkan nilai relatif antar-jabatan butuh data yang setara — bukan asumsi subjektif atasan.

Dasar Hukum & Kepatuhan

Mendukung prinsip equal pay for equal work — melindungi perusahaan dari klaim diskriminasi gaji.

Dasar Struktur Gaji

Menjadi input langsung untuk evaluasi jabatan, job grading, hingga rentang gaji per grade.

Metode Pengumpulan Data Analisis Jabatan

Metode	Cara Kerja	Kelebihan & Keterbatasan
Wawancara	Tanya langsung ke pemegang jabatan & atasannya	Kaya konteks, tapi memakan waktu
Kuesioner Terstruktur	Isi formulir standar, mis. Position Analysis Questionnaire	Efisien untuk banyak jabatan sekaligus
Observasi	Analis mengamati langsung pekerjaan berlangsung	Objektif, cocok untuk pekerjaan fisik/rutin
Catatan Harian (Log)	Pemegang jabatan mencatat aktivitas hariannya	Detail, tapi rawan bias pelaporan diri

Praktik terbaik: kombinasikan minimal dua metode — misalnya kuesioner untuk skala besar, diperdalam wawancara untuk jabatan kunci — agar data lebih valid.

Output: Deskripsi vs Spesifikasi Jabatan

Deskripsi Jabatan (Job Description)

Berisi apa yang dikerjakan — tugas & tanggung jawab
Contoh: "Mengelola proses penggajian bulanan untuk 200 karyawan"
Menjawab pertanyaan: pekerjaan ini isinya apa?

Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

Berisi syarat untuk bisa mengerjakannya
Contoh: "Minimal S1 Akuntansi, 2 tahun pengalaman payroll"
Menjawab pertanyaan: siapa yang layak mengisi posisi ini?

Kedua dokumen ini bersama-sama menjadi input utama untuk tahap evaluasi jabatan yang akan kita bahas selanjutnya.

Bagian 2 dari 3

Evaluasi Jabatan & Metode Penilaian

Dari deskripsi jabatan menuju peringkat nilai relatif

Apa itu Evaluasi Jabatan?

Definisi Kerja

Evaluasi jabatan (job evaluation) adalah proses sistematis menentukan nilai relatif suatu jabatan dibanding jabatan lain di dalam organisasi yang sama.

Input utamanya: deskripsi & spesifikasi jabatan dari analisis jabatan
Outputnya: peringkat atau skor jabatan — dasar penyusunan grade & skala upah
Bukan menilai gaji pasar — itu fungsi survei kompensasi terpisah

Alur Logika

Analisis Jabatan → kumpulkan data isi pekerjaan
Evaluasi Jabatan → nilai bobot relatifnya
Job Grading → kelompokkan ke peringkat/grade
Struktur Gaji → tetapkan rentang upah per grade

Metode Non-Kuantitatif

Ranking Method

Jabatan diurutkan dari paling sampai paling kurang penting, secara utuh
Cepat & murah — cocok organisasi kecil (<30 jabatan)
Kelemahan: subjektif, sulit dijelaskan selisih nilainya

Classification Method

Buat kelas/grade dengan deskripsi standar lebih dulu
Jabatan dicocokkan ke kelas yang paling sesuai
Contoh: mirip sistem golongan PNS (Golongan I–IV)

Kedua metode ini bersifat holistik (menilai jabatan sebagai satu kesatuan) — berbeda dari metode kuantitatif yang memecah jabatan ke beberapa faktor.

Metode Kuantitatif: Point Factor Method

Metode paling banyak dipakai perusahaan besar karena hasilnya terukur & bisa dipertanggungjawabkan.

Cara Kerja

Pilih faktor kompensasi (compensable factors) — mis. keterampilan, usaha, tanggung jawab, kondisi kerja
Beri bobot poin maksimum tiap faktor sesuai kepentingannya
Nilai tiap jabatan per faktor dengan skala derajat (1–5)
Jumlahkan poin seluruh faktor → total poin jabatan

Keunggulan

Membandingkan jabatan lintas-departemen secara objektif
Selisih nilai antar-jabatan bisa dijelaskan dengan angka
Basis kuat untuk membela keputusan gaji secara hukum

Hitung dari Nol: Skor Point Factor Jabatan

Kasus: Staf Administrasi Penggajian — 4 faktor kompensasi, tiap faktor dinilai pada skala derajat 1–5.

Langkah	Perhitungan	Nilai
1. Skill (bobot maks 250)	Derajat 3 dari 5 → (3/5) × 250	150 poin
2. Effort (bobot maks 150)	Derajat 2 dari 5 → (2/5) × 150	60 poin
3. Responsibility (bobot maks 200)	Derajat 3 dari 5 → (3/5) × 200	120 poin
4. Working Conditions (bobot maks 50)	Derajat 1 dari 5 → (1/5) × 50	10 poin
5. Total Poin Jabatan	150 + 60 + 120 + 10	340 poin

Coba Sendiri: Bandingkan Skor Point-Factor Dua Jabatan

Atur derajat 1-5 untuk empat faktor kompensasi pada dua jabatan sekaligus, amati bagaimana skor total menentukan job grade secara objektif.

Memilih Faktor Kompensasi: Dua Kasus

Kasus A — Staf Administrasi

1. Faktor dominan: Skill (ketelitian, penguasaan software)

2. Effort relatif rendah — pekerjaan rutin, bukan fisik berat

3. Working Conditions rendah — kerja di kantor ber-AC

Kasus B — Teknisi Lapangan Pabrik

1. Faktor dominan: Working Conditions (panas, bising, risiko fisik)

2. Effort tinggi — aktivitas fisik & siaga terus-menerus

3. Skill menengah — butuh sertifikasi teknis khusus

Bagian 3 dari 3

Dari Evaluasi Menuju Struktur Gaji

Job grading, equal pay, dan menyusun rentang upah

Job Grading: Dari Poin ke Peringkat

Grade	Rentang Poin	Contoh Jabatan
Grade 3	150 – 249	Staf Administrasi Umum
Grade 4	250 – 349	Staf Administrasi Penggajian (340 poin)
Grade 5	350 – 449	Supervisor Operasional
Grade 6	450 – 550	Manajer Departemen

Job grading mengelompokkan rentang poin yang berdekatan ke dalam satu grade — menyederhanakan ratusan jabatan menjadi segelintir tingkatan gaji yang mudah dikelola.

Prinsip Equal Pay for Equal Work

Definisi & Dasar

Equal pay for equal work: jabatan dengan nilai/poin setara harus digaji setara, terlepas gender, suku, atau relasi personal
Job grading berbasis point factor menjadi bukti objektif saat prinsip ini dipertanyakan
Relevan dengan UU Ketenagakerjaan & prinsip non-diskriminasi upah

Ilustrasi Kasus

Dua Staf Administrasi Penggajian di grade sama (340 poin) tapi digaji berbeda 20% karena satu laki-laki, satu perempuan — ini pelanggaran equal pay, walau job description identik.

Prinsip equal pay for equal work menyatakan bahwa jabatan dengan nilai atau poin yang setara harus digaji setara, tanpa memandang gender, suku, atau kedekatan personal dengan atasan. Ini sebabnya sistem job grading berbasis point factor yang objektif menjadi sangat penting — ketika ada karyawan mempertanyakan mengapa gajinya berbeda dari rekan sejawat, perusahaan punya bukti kuantitatif untuk menjelaskan, atau justru untuk memperbaiki ketimpangan jika memang ada. Contoh ilustrasi yang saya berikan, dua staf administrasi penggajian di grade yang sama tapi digaji berbeda dua puluh persen hanya karena gender berbeda, adalah pelanggaran nyata prinsip ini meski deskripsi pekerjaannya identik. Kasus semacam ini yang mendasari banyak regulasi ketenagakerjaan tentang non-diskriminasi upah di berbagai negara termasuk Indonesia.

Hitung dari Nol: Menyusun Rentang Gaji (Pay Range)

Kasus: Grade 4 (Staf Administrasi Penggajian) — kebijakan range spread 40%.

Langkah	Perhitungan	Nilai
1. Gaji Minimum Grade 4	Ditetapkan dari survei pasar	Rp 6.500.000
2. Range Spread (kebijakan)	Selisih Maks–Min terhadap Min	40%
3. Gaji Maksimum	6.500.000 × (1 + 40%)	Rp 9.100.000
4. Titik Tengah (Midpoint)	(6.500.000 + 9.100.000) / 2	Rp 7.800.000
5. Compa-Ratio Karyawan (gaji Rp7.000.000)	7.000.000 / 7.800.000	89,7%

Sekarang kita hitung bagaimana satu grade diterjemahkan menjadi rentang gaji nyata dalam rupiah. Kita mulai dari gaji minimum grade 4 sebesar enam juta lima ratus ribu rupiah, hasil dari survei pasar. Perusahaan menetapkan kebijakan range spread empat puluh persen, artinya gaji maksimum boleh empat puluh persen lebih tinggi dari minimum, sehingga hasilnya sembilan juta seratus ribu rupiah. Titik tengah atau midpoint dihitung dari rata-rata minimum dan maksimum, yaitu tujuh juta delapan ratus ribu rupiah — inilah gaji "target" untuk karyawan berkinerja standar di grade ini. Terakhir, kita hitung compa-ratio untuk karyawan yang saat ini digaji tujuh juta rupiah: bagi gajinya dengan midpoint, hasilnya delapan puluh sembilan koma tujuh persen, artinya karyawan ini digaji sedikit di bawah target pasar untuk gradenya. Compa-ratio seperti ini rutin dipakai tim kompensasi untuk memantau kewajaran gaji karyawan.

Latihan Kelas: Hitung Ulang dengan Skenario Baru

Instruksi latihan — kerjakan berpasangan, waktu 10 menit.

Skenario

Jabatan: Analis Kompensasi Junior — nilai derajat: Skill=4/5, Effort=3/5, Responsibility=4/5, Working Conditions=1/5 (bobot maks sama seperti contoh: 250/150/200/50)
Hitung total poin jabatan ini, lalu tentukan jatuh di Grade berapa (rujuk tabel job grading sebelumnya)
Jika Grade 5 punya Min Rp 8.000.000 & range spread 35%, hitung Maks dan Midpoint-nya

Kumpulkan jawaban dalam bentuk foto coretan kertas ke forum kelas sebelum sesi berakhir.

Studi Kasus: Penerapan di Indonesia

BUMN & Korporasi Besar

Banyak BUMN memakai sistem grading mirip Hay Method (varian point factor) untuk seluruh jenjang jabatan
Bank BUMN seperti BRI menerapkan job grading formal terhubung ke jenjang karier & grade gaji
Transparansi grade membantu memenuhi prinsip tata kelola & audit internal

Perusahaan Menengah & UMKM

Sering memakai ranking sederhana karena jumlah jabatan sedikit & sumber daya HR terbatas
Risiko: keputusan gaji lebih rawan subjektivitas pemilik/manajer
Rekomendasi: mulai dengan 4–5 faktor kompensasi sederhana saat skala mulai membesar

Ringkasan Pertemuan 5

Tahap	Fungsi Utama	Output
Analisis Jabatan	Mengumpulkan data isi pekerjaan	Deskripsi & Spesifikasi Jabatan
Evaluasi Jabatan	Menilai nilai relatif antar-jabatan	Total Poin Jabatan (point factor)
Job Grading	Mengelompokkan poin ke tingkatan	Grade Jabatan
Struktur Gaji	Menetapkan rentang upah per grade	Min – Midpoint – Maks

Pertemuan berikutnya: Desain Struktur Gaji — memperdalam midpoint, overlap antar-grade, dan kebijakan penyesuaian gaji.

Mari kita rangkum perjalanan hari ini. Kita mulai dari analisis jabatan yang mengumpulkan data mentah tentang isi pekerjaan, menghasilkan deskripsi dan spesifikasi jabatan. Data itu menjadi input evaluasi jabatan yang menilai nilai relatif tiap jabatan, paling sering lewat point factor method yang tadi kita hitung sendiri langkah demi langkah. Hasil poin itu dikelompokkan lewat job grading menjadi tingkatan yang lebih mudah dikelola, dan akhirnya diterjemahkan menjadi struktur gaji nyata dengan minimum, midpoint, dan maksimum. Seluruh proses ini adalah fondasi objektif untuk menjamin prinsip equal pay for equal work. Pertemuan berikutnya kita akan memperdalam desain struktur gaji, termasuk konsep overlap antar-grade dan kebijakan kenaikan gaji berdasarkan compa-ratio yang sudah kita singgung hari ini.

Tugas Individu

Instruksi

Pilih satu jabatan nyata (boleh dari tempat magang, keluarga, atau observasi Anda) — misalnya Kasir Toko Ritel atau Admin Media Sosial UMKM
Buat draf singkat Deskripsi Jabatan (5 tugas utama) & Spesifikasi Jabatan (3 syarat)
Tentukan derajat 1–5 untuk 4 faktor kompensasi (Skill, Effort, Responsibility, Working Conditions), lalu hitung total poinnya memakai bobot maksimum yang sama seperti contoh hari ini (250/150/200/50)
Kumpulkan dalam 1 halaman PDF sebelum pertemuan berikutnya

Tugas ini menjadi bahan diskusi langsung di pertemuan 6 saat kita membahas desain struktur gaji — pastikan perhitungan poin Anda benar.

📖 Baca juga: Dcf Valuation — penjelasan mendalam dan contoh numerik.