‹ Daftar slidePertemuan 12: Seven Tools — Tujuh Alat Kendali Mutu untuk Analisis Proses
Program Studi Bisnis Digital • FEB UNDIP
Business Process Management
Pertemuan 12 — Seven Tools: Tujuh Alat Kendali Mutu untuk Analisis Proses
Tujuh alat sederhana namun ampuh untuk mengumpulkan, memvisualkan, dan menganalisis data proses bisnis — dari check sheet sampai control chart.
RPS MINGGU 13 • 2 × 50 MENIT
Bagian 1 dari 4
Mengapa Butuh Alat Kendali Mutu?
Dari data mentah menuju keputusan perbaikan proses yang berbasis bukti, bukan tebakan.
Masalah: Keputusan Berbasis Perasaan
Tanpa data, perbaikan proses bisnis sering berhenti pada opini: "sepertinya keluhan pelanggan naik" atau "kayaknya proses approval lama". Seven Tools mengubah "sepertinya" menjadi angka yang bisa diverifikasi.
TANPA DATA
OPINI
Keputusan berdasarkan kesan pribadi, senioritas, atau suara paling keras di rapat.
DENGAN SEVEN TOOLS
BUKTI
Keputusan berdasarkan pola data terukur — akar masalah teridentifikasi, bukan ditebak.
Konsep ini dikenal sebagai Quality Control (QC) — pengendalian mutu berbasis statistik dasar, dipopulerkan Kaoru Ishikawa di Jepang tahun 1960-an.
Tujuh Alat, Tujuh Fungsi
Ishikawa memilih tujuh alat yang mudah dipelajari non-statistikawan namun mampu menangani ~95% masalah kualitas di lapangan.
#
Alat
Fungsi Utama
1
Check Sheet
Mengumpulkan data mentah secara terstruktur
2
Histogram
Melihat sebaran/distribusi data
3
Pareto Chart
Menemukan "sedikit yang vital" dari banyak penyebab
4
Fishbone Diagram
Memetakan akar penyebab masalah
5
Scatter Diagram
Melihat hubungan antar dua variabel
6
Control Chart
Memantau stabilitas proses dari waktu ke waktu
7
Stratification / Flowchart
Memilah data per kategori & memetakan alur proses
Posisi Seven Tools dalam Siklus BPM
Dalam manajemen proses bisnis, Seven Tools dipakai pada tahap analisis — setelah proses dipetakan (workflow/dokumen minggu lalu), sebelum perbaikan dirancang (Six Sigma minggu depan).
ALUR PERBAIKAN PROSES
Analogi: Seven Tools = stetoskop analis proses — mendiagnosis sebelum meresepkan obat (perbaikan).
Bagian 2 dari 4
Alat 1–3: Mengumpulkan & Memvisualkan Data
Check Sheet, Histogram, dan Pareto Chart — dari data mentah menuju prioritas.
Alat 1: Check Sheet
Check sheet (lembar periksa) adalah formulir sederhana untuk mencatat frekuensi kejadian secara langsung saat terjadi — mencegah data hilang atau bias ingatan.
Histogram memvisualkan sebaran data numerik kontinu ke dalam kelompok interval (bin) — memperlihatkan bentuk, pusat, dan variasi data.
CONTOH: WAKTU PROSES APPROVAL DOKUMEN (MENIT), n = 50
Pola puncak di 15–20 menit lalu menurun (skewed kanan) mengindikasikan mayoritas approval cepat, tapi ada ekor lambat yang perlu diselidiki.
Coba Sendiri: Bentuk Ulang Histogram Waktu Approval Anda
Ubah data waktu approval atau lebar interval (bin), lalu amati bagaimana bentuk sebaran histogram berubah.
Alat 3: Pareto Chart — Konsep 80/20
Pareto chart menggabungkan diagram batang (frekuensi, menurun) dengan garis kumulatif untuk menemukan "vital few" — sedikit penyebab yang menyumbang mayoritas dampak.
Prinsip Pareto: ±80% masalah berasal dari ±20% penyebab
Dinamai dari ekonom Italia Vilfredo Pareto (1848–1923) yang mengamati 80% tanah Italia dimiliki 20% populasi — pola ini ternyata berulang di banyak konteks, termasuk kualitas.
Hitung dari Nol #1: Pareto Chart Toko "Berkah Jaya"
Data dari check sheet (total 80 keluhan). Urutkan besar ke kecil, hitung persentase & kumulatif.
Langkah
Perhitungan
Nilai
1. Total keluhan
37+18+11+7+4+3
80
2. % Pengiriman terlambat
37 ÷ 80 × 100
46,25%
3. % Barang tak sesuai foto
18 ÷ 80 × 100
22,5%
4. % Kemasan rusak
11 ÷ 80 × 100
13,75%
5. Kumulatif 2 penyebab teratas
46,25% + 22,5%
68,75%
6. Kumulatif 3 penyebab teratas
68,75% + 13,75%
82,5%
KESIMPULAN
3 dari 6 penyebab → 82,5%
Coba Sendiri: Susun Ulang Pareto Chart Anda Sendiri
Ubah-ubah angka frekuensi tiap penyebab dan amati bagaimana urutan batang serta garis kumulatif ikut bergeser.
Bagian 3 dari 4
Alat 4–7: Mencari Akar Penyebab & Memantau Proses
Fishbone, Scatter Diagram, Control Chart, dan Stratification/Flowchart.
Alat 4: Fishbone Diagram (Diagram Tulang Ikan)
Fishbone diagram (diciptakan Ishikawa, juga disebut diagram sebab-akibat) memetakan kemungkinan akar penyebab suatu masalah ke dalam kategori — umum: Manusia, Metode, Mesin, Material, Lingkungan (5M).
MASALAH: KETERLAMBATAN PENGIRIMAN "BERKAH JAYA"
Alat 5: Scatter Diagram
Scatter diagram memplot dua variabel pada sumbu X dan Y untuk menguji dugaan korelasi — apakah keduanya benar-benar berhubungan atau tidak.
DUGAAN: JUMLAH KURIR AKTIF vs. RATA-RATA WAKTU KIRIM
Pola titik menurun → korelasi negatif: makin banyak kurir aktif, makin cepat waktu kirim. Ini mendukung dugaan dari fishbone bahwa "kurir kurang" adalah penyebab nyata.
Alat 6: Control Chart — Konsep Batas Kendali
Control chart memantau data proses dari waktu ke waktu terhadap tiga garis: garis tengah (CL), batas kendali atas (UCL), dan batas kendali bawah (LCL) — biasanya ±3 standar deviasi dari rata-rata.
UCL = ̄x + 3σ | LCL = ̄x − 3σ
Titik di luar UCL/LCL = variasi khusus (ada penyebab spesifik yang perlu diselidiki). Titik di dalam batas = variasi wajar (proses "dalam kendali").
Hitung dari Nol #2: Batas Kendali Waktu Approval
Data 10 hari waktu approval (menit): 18, 20, 17, 22, 19, 21, 18, 35, 20, 19. Rata-rata ̄x = 20,9 menit; σ = 4,9 menit (dihitung dari sebaran data).
Langkah
Perhitungan
Nilai
1. Rata-rata (̄x)
(18+20+17+22+19+21+18+35+20+19) ÷ 10
20,9 menit
2. Standar deviasi (σ)
√(Σ(x−̄x)² ÷ 10)
4,9 menit
3. UCL (batas atas)
20,9 + (3 × 4,9)
35,6 menit
4. LCL (batas bawah)
20,9 − (3 × 4,9)
6,2 menit
5. Cek hari ke-8 (35 menit)
35 < 35,6 (UCL)?
Masih di dalam batas
KESIMPULAN
Proses masih "dalam kendali"
Coba Sendiri: Uji Batas Kendali dengan Data Anda
Geser nilai rata-rata dan standar deviasi, lalu amati bagaimana UCL/LCL bergerak dan titik mana yang jatuh di luar kendali.
Alat 7: Stratification & Flowchart
STRATIFICATION
Memilah data campuran ke dalam lapisan/kategori (shift kerja, cabang, jenis pelanggan) agar pola tersembunyi terlihat.
Contoh: keterlambatan Berkah Jaya ternyata 70% terjadi di rute Jabodetabek, bukan merata di semua kota.
FLOWCHART
Bagian 4 dari 4
Latihan, Rangkuman, dan Penutup
Menguji pemahaman Anda dan menyiapkan jembatan menuju Six Sigma minggu depan.
Latihan Kelas: Pilih Alat yang Tepat
Diskusikan berpasangan (5 menit), lalu jawab lisan. Untuk tiap situasi, alat Seven Tools mana yang paling tepat?
Situasi
Alat yang Tepat
Tim customer service ingin tahu 3 keluhan terbesar dari 12 jenis keluhan
?
Manajer pabrik ingin memastikan berat kemasan tidak bergeser dari standar selama sebulan
?
Tim menduga suhu gudang memengaruhi tingkat kerusakan barang
?
Tim baru mulai mengumpulkan data cacat produksi hari pertama
?
Kunci jawaban (diskusikan dulu sebelum melihat): Pareto Chart • Control Chart • Scatter Diagram • Check Sheet.
Rangkuman: Cheat Sheet Seven Tools
Alat
Kapan Dipakai
1. Check Sheet
Awal analisis — mengumpulkan data mentah terstruktur
2. Histogram
Melihat bentuk sebaran data numerik kontinu
3. Pareto Chart
Memprioritaskan penyebab paling berdampak (80/20)
4. Fishbone Diagram
Menggali kemungkinan akar penyebab (5M)
5. Scatter Diagram
Menguji dugaan hubungan dua variabel
6. Control Chart
Memantau stabilitas proses (UCL/LCL, ±3σ)
7. Stratification/Flowchart
Memilah data per kategori / memetakan alur proses
Penutup & Persiapan Minggu Depan
MINGGU DEPAN: SIX SIGMA (DMAIC)
Seven Tools yang Anda pelajari hari ini akan menjadi alat pendukung di setiap fase DMAIC — terutama fase Measure dan Analyze.
TUGAS SEBELUM MINGGU DEPAN
PILIH 1 KASUS
Pilih satu proses nyata (kampus/UMKM/organisasi Anda), kumpulkan data sederhana, dan siapkan 1 check sheet + 1 pareto chart untuk dibahas.