Program Studi Bisnis Digital • FEB UNDIP

Business Process Management

Pertemuan 6 — Pengendalian Bisnis: Konsep, Proses, dan Teknik Pengendalian

Fungsi manajemen keempat: mengapa pengendalian dibutuhkan, siklus prosesnya, teknik-teknik utama, dan bagaimana pengendalian menutup celah antara rencana dan kenyataan.

RPS MINGGU 6 • 2×50 MENIT

Selamat pagi/siang, Anda semua. Lima pertemuan lalu kita sudah membahas manajemen bisnis, manajemen proses bisnis, lalu tiga fungsi manajemen berturut-turut: perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan. Hari ini kita masuk ke fungsi keempat, yaitu pengendalian atau controlling — fungsi yang sering diremehkan mahasiswa karena terdengar seperti "mengawasi orang", padahal sebenarnya jauh lebih luas: pengendalian adalah cara organisasi memastikan bahwa apa yang direncanakan benar-benar terjadi, dan kalau tidak, organisasi tahu ke mana harus dikoreksi. Bayangkan Anda mengelola toko online di Tokopedia dengan target 1.000 transaksi per bulan — tanpa pengendalian, Anda baru sadar target meleset saat bulan sudah tutup buku dan terlambat memperbaiki apa pun. Hari ini kita akan bedah konsep pengendalian, siklus prosesnya, dan beberapa teknik pengendalian yang bisa langsung Anda praktikkan, termasuk latihan menghitung sendiri dua kasus nyata.

Bagian 1 dari 4

Mengapa Pengendalian Dibutuhkan

Definisi, posisi dalam siklus manajemen, dan alasan organisasi tidak bisa berjalan tanpa pengendalian.

Apa Itu Pengendalian Bisnis?

Pengendalian (controlling) adalah proses memantau kinerja, membandingkannya dengan standar/rencana, dan mengambil tindakan koreksi bila terjadi penyimpangan.

1. Ukur

MEASURE

Mengumpulkan data kinerja aktual — misalnya jumlah unit terjual bulan ini.

2. Banding

COMPARE

Membandingkan kinerja aktual dengan standar atau target rencana.

3. Koreksi

CORRECT

Mengambil tindakan perbaikan bila ada penyimpangan yang signifikan.

Standar (standard) = patokan kinerja yang ditetapkan sejak tahap perencanaan, misalnya target omzet Rp 50 juta/bulan bagi UMKM konveksi.

Pengendalian dalam Siklus Manajemen

Pengendalian menutup lingkaran fungsi manajemen — hasilnya menjadi masukan untuk siklus perencanaan berikutnya.

Tiga Jenis Pengendalian Berdasarkan Waktu

Kapan pengendalian dilakukan menentukan jenisnya — sebelum, selama, atau setelah proses berjalan.

Jenis	Waktu Pelaksanaan	Contoh
Feedforward (preventif)	Sebelum proses dimulai	Cek kualitas bahan baku kain sebelum produksi kaus dimulai
Concurrent (bersamaan)	Selama proses berlangsung	Supervisor mengawasi lini produksi secara langsung (real-time)
Feedback (umpan balik)	Setelah proses selesai	Audit laporan keuangan akhir tahun oleh KAP (Kantor Akuntan Publik)

Feedforward paling murah untuk dijalankan (mencegah masalah sebelum terjadi), feedback paling lengkap datanya tapi koreksinya sudah terlambat untuk periode berjalan.

Hitung dari Nol: Deviasi Kinerja Penjualan

Toko online UMKM konveksi menetapkan standar penjualan bulan ini, lalu membandingkan dengan hasil aktual.

Langkah	Perhitungan	Nilai
Standar (target) penjualan	Ditetapkan di rencana bulanan	500 unit
Penjualan aktual (dari dashboard)	Data real akhir bulan	420 unit
Deviasi absolut	500 − 420	80 unit
Deviasi dalam persen	80 ÷ 500 × 100	16%

Kesimpulan

-16%

di bawah target — perlu tindakan koreksi

Bagian 2 dari 4

Siklus Proses Pengendalian

Empat tahap berulang: menetapkan standar, mengukur kinerja, membandingkan, dan mengambil tindakan.

Tahap 1: Menetapkan Standar Kinerja

Standar adalah target ukur yang jelas, spesifik, dan bisa diverifikasi — ditetapkan sejak tahap perencanaan.

Ciri Standar yang Baik

Terukur — angka atau indikator jelas, bukan "yang penting bagus"
Realistis — bisa dicapai dengan sumber daya yang ada
Berbatas waktu — ada tenggat, misalnya per kuartal
Relevan — terkait langsung dengan tujuan bisnis

Contoh Standar di Berbagai Bidang

Keuangan: margin laba minimal 15%
Operasional: waktu pengiriman Gojek ≤ 30 menit
SDM: tingkat turnover karyawan ≤ 8% per tahun
Layanan: skor kepuasan pelanggan ≥ 4,5/5

Tahap 2: Mengukur Kinerja Aktual

Data kinerja dikumpulkan melalui berbagai sumber — semakin akurat dan real-time datanya, semakin cepat penyimpangan terdeteksi.

Observasi Langsung

MANUAL

Supervisor turun langsung mengamati lini produksi atau toko fisik.

Laporan & Dashboard

DIGITAL

Data otomatis dari sistem ERP, POS, atau dashboard analitik penjualan.

Survei & Umpan Balik

KUALITATIF

Ulasan pelanggan, survei kepuasan, keluhan yang masuk ke customer service.

Prinsip: ukur hal yang relevan dengan standar, bukan sekadar hal yang mudah diukur — jebakan umum disebut measurement myopia.

Tahap 3 & 4: Membandingkan dan Mengoreksi

Setelah data terkumpul, bandingkan dengan standar, lalu putuskan tindakan berdasarkan besar-kecilnya penyimpangan.

Besar Deviasi	Tindakan yang Tepat
Dalam batas toleransi (mis. ≤ 5%)	Tidak perlu koreksi, lanjutkan proses seperti biasa
Melewati batas, penyebab jelas	Koreksi langsung — perbaiki penyebabnya (mis. tambah stok)
Melewati batas, penyebab tak jelas	Investigasi lebih dalam sebelum mengambil tindakan
Standar sendiri ternyata tidak realistis	Revisi standar, bukan menyalahkan pelaksana

Poin penting yang sering dilewatkan mahasiswa: tidak semua penyimpangan butuh tindakan koreksi. Kalau deviasinya kecil dan masih dalam batas toleransi yang wajar, manajer cukup mencatat dan melanjutkan proses seperti biasa — mengoreksi hal yang tidak signifikan justru buang-buang sumber daya. Tapi kalau deviasinya besar dan penyebabnya jelas, misalnya kehabisan stok bahan baku, tindakan koreksinya juga jelas yaitu menambah pasokan. Yang lebih rumit adalah ketika penyebabnya tidak jelas — di sinilah perlu investigasi lebih dalam, misalnya menelusuri apakah masalahnya di pemasaran, kualitas produk, atau kompetitor baru. Dan satu hal yang sering dilupakan: kadang bukan pelaksana yang salah, tapi standarnya sendiri yang tidak realistis sejak awal — misalnya target penjualan yang ditetapkan terlalu tinggi tanpa riset pasar yang memadai.

Bagian 3 dari 4

Teknik-Teknik Pengendalian

Dari pengendalian keuangan, kualitas, hingga pengendalian melalui teknologi informasi.

Pengendalian Anggaran (Budgetary Control)

Teknik paling umum: membandingkan realisasi biaya/pendapatan dengan anggaran yang direncanakan.

Varians = Realisasi − Anggaran

Varians negatif pada biaya (realisasi < anggaran) = favorable (menguntungkan) — hemat dari rencana.

Varians positif pada biaya (realisasi > anggaran) = unfavorable (merugikan) — melebihi rencana, perlu dicari sebabnya.

Contoh: PT konveksi menganggarkan biaya bahan baku Rp 40 juta/bulan, realisasi Rp 46 juta → varians Rp 6 juta unfavorable (naik 15%), perlu ditelusuri apakah karena kenaikan harga kain atau pemborosan produksi.

Pengendalian anggaran adalah teknik yang paling sering Anda temui di dunia kerja, karena hampir semua unit bisnis punya anggaran tahunan atau bulanan. Logikanya sederhana: kurangkan realisasi dengan anggaran untuk mendapatkan varians. Yang perlu diingat, istilah favorable dan unfavorable itu tergantung jenis akunnya — untuk biaya, realisasi yang lebih kecil dari anggaran itu bagus atau favorable, karena berarti perusahaan lebih hemat. Sebaliknya untuk pendapatan, realisasi yang lebih besar dari anggaran itu yang favorable. Contoh konkretnya, kalau usaha konveksi Anda menganggarkan Rp 40 juta untuk bahan baku tapi ternyata realisasinya Rp 46 juta, itu tanda bahaya yang perlu segera ditelusuri — apakah karena harga kain di pasar naik, atau karena ada pemborosan di lantai produksi yang perlu dibenahi.

Hitung dari Nol: Varians Anggaran Operasional

Startup e-commerce menganggarkan biaya iklan digital bulan ini, lalu mengevaluasi realisasinya.

Langkah	Perhitungan	Nilai
Anggaran biaya iklan bulan ini	Ditetapkan di rencana anggaran	Rp 30.000.000
Realisasi biaya iklan (Meta Ads + Google Ads)	Data dari laporan keuangan	Rp 34.500.000
Varians (Realisasi − Anggaran)	34.500.000 − 30.000.000	Rp 4.500.000
Varians dalam persen	4.500.000 ÷ 30.000.000 × 100	15%

Status

UNFAVORABLE

biaya melebihi anggaran 15% — perlu audit efisiensi iklan

Coba Sendiri: Hitung Varians Capaian vs Target Anda

Ubah angka standar/anggaran dan realisasi aktual, lalu amati deviasi dalam persen dan status favorable/unfavorable-nya.

Pengendalian Kualitas (Quality Control)

Memastikan produk/jasa memenuhi standar mutu sebelum sampai ke pelanggan — mencegah cacat, bukan sekadar menemukannya.

Contoh Alat Pengendalian Mutu

Sampling produk — cek acak sebelum kirim ke gudang
Checklist SOP (Standard Operating Procedure) di tiap tahap produksi
Umpan balik pelanggan — rating dan ulasan di marketplace

Dampak Kegagalan Pengendalian Mutu

Retur produk & komplain naik → biaya tambahan
Rating toko turun → visibilitas di marketplace berkurang
Reputasi merek rusak → kepercayaan pelanggan hilang

Pengendalian kualitas ini sangat terasa dampaknya di bisnis digital, terutama untuk pelapak di marketplace seperti Shopee dan Tokopedia. Bayangkan Anda menjual pakaian secara online — kalau Anda tidak melakukan sampling produk sebelum dikirim ke gudang ekspedisi, risiko produk cacat sampai ke pelanggan jadi lebih besar. Checklist SOP di tiap tahap produksi, mulai dari pemotongan kain sampai pengemasan, membantu mencegah kesalahan berulang. Umpan balik pelanggan berupa rating bintang dan ulasan juga menjadi bentuk pengendalian kualitas yang pasif tapi sangat berpengaruh, karena algoritma marketplace sering menurunkan visibilitas toko dengan rating rendah. Jadi kalau pengendalian mutu gagal, dampaknya bukan cuma satu produk cacat, tapi bisa merembet ke reputasi keseluruhan toko Anda di platform.

Pengendalian Melalui Rasio Keuangan

Rasio keuangan memberi gambaran cepat kesehatan bisnis dibanding standar industri atau target internal.

Profitabilitas

MARGIN

Laba bersih ÷ Pendapatan — mengukur efisiensi menghasilkan laba.

Likuiditas

CURRENT RATIO

Aset lancar ÷ Utang lancar — kemampuan bayar kewajiban jangka pendek.

Efisiensi

PERPUTARAN STOK

Seberapa cepat persediaan barang terjual dan diganti kembali.

Rasio hanya bermakna bila dibandingkan — dengan target internal, periode sebelumnya, atau rata-rata industri (bahasan detail di Pertemuan mendatang, mata kuliah keuangan).

Pengendalian Berbasis Teknologi Informasi

Bisnis digital memungkinkan pengendalian real-time yang jauh lebih cepat dibanding cara manual tradisional.

Contoh: sistem ERP mendeteksi stok gudang di bawah batas minimum → otomatis kirim notifikasi ke manajer pembelian — koreksi terjadi dalam hitungan menit, bukan menunggu laporan bulanan.

Bagian 4 dari 4

Sintesis, Latihan, dan Penutup

Merangkai semua konsep menjadi satu kerangka pengendalian yang utuh, lalu latihan kelas.

Merangkai Kerangka Pengendalian yang Utuh

Pengendalian efektif menggabungkan siklus proses, jenis waktu pelaksanaan, dan teknik yang sesuai konteks bisnis.

Elemen	Inti
Siklus proses	Tetapkan standar → ukur → bandingkan → koreksi
Jenis waktu	Feedforward (cegah) · Concurrent (real-time) · Feedback (evaluasi akhir)
Teknik utama	Anggaran · kualitas · rasio keuangan · teknologi informasi
Tujuan akhir	Menutup celah antara rencana dan kenyataan, menjadi masukan siklus berikutnya

Latihan Kelas: Diagnosis Kasus

Sebuah kedai kopi digital menetapkan standar 300 gelas terjual/hari. Aplikasi kasir mencatat rata-rata 255 gelas/hari selama seminggu terakhir.

Diskusikan Berpasangan (5 Menit)

Hitung deviasi absolut dan persentasenya dari standar yang ditetapkan.
Termasuk jenis pengendalian apa proses pengecekan mingguan ini — feedforward, concurrent, atau feedback?
Apa dua kemungkinan langkah koreksi yang bisa diambil manajer kedai?

Siapkan jawaban Anda — akan kita bahas bersama di kelas sebelum sesi ditutup.

Rangkuman & Menuju Pertemuan Berikutnya

Poin Kunci Hari Ini

Pengendalian = ukur → bandingkan → koreksi, fungsi penutup siklus manajemen
Tiga jenis waktu: feedforward, concurrent, feedback
Teknik utama: anggaran, kualitas, rasio keuangan, teknologi informasi

Pertemuan Depan

EVALUASI BISNIS

Menutup siklus fungsi manajemen klasik — mengukur keberhasilan organisasi secara menyeluruh, sebelum masuk ke perangkat manajemen proses di paruh kedua semester.

Sebagai penutup, mari kita rangkum sekali lagi: pengendalian bukan sekadar mengawasi, melainkan proses sistematis mengukur kinerja, membandingkan dengan standar, dan mengambil tindakan koreksi — fungsi yang menutup lingkaran perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan yang sudah kita bahas di pertemuan-pertemuan sebelumnya. Anda sudah berlatih menghitung dua kasus nyata, dari deviasi penjualan UMKM sampai varians anggaran iklan digital startup, dan itu adalah keterampilan yang akan terus Anda pakai di dunia kerja nanti. Minggu depan kita akan membahas evaluasi bisnis, yang akan melengkapi pemahaman Anda tentang bagaimana organisasi menilai keberhasilannya secara menyeluruh, sebelum kita masuk ke paruh kedua semester yang membahas perangkat-perangkat manajemen proses yang lebih teknis seperti Seven Tools dan Six Sigma. Sampai jumpa di pertemuan berikutnya, dan jangan lupa pelajari kembali dua contoh perhitungan hari ini.