Bahasa Inggris 3 • FEB UNDIP

Menyusun Draf Proposal Bisnis / Laporan Proyek Komprehensif

Pertemuan 7 — Merangkai Struktur, Bahasa Persuasif, dan Draf Utuh

Puncak dari materi komunikasi bisnis di semester ini: menggabungkan struktur formal, bahasa persuasif, dan data menjadi satu dokumen proposal atau laporan proyek yang siap diajukan.

RPS minggu 7 · 2x50 menit

Tujuan Pembelajaran Hari Ini

Setelah pertemuan ini, Anda diharapkan mampu:

CAPAIAN 1

STRUKTUR PROPOSAL

Mengidentifikasi komponen inti proposal bisnis komprehensif, dari Executive Summary hingga Call to Action.

CAPAIAN 2

PROPOSAL vs LAPORAN

Membedakan tujuan dan struktur proposal (sebelum proyek) dengan laporan proyek (sesudah proyek).

CAPAIAN 3

BAHASA PERSUASIF

Menggunakan frasa formal, modal verb, dan advanced conditionals untuk menyusun argumen yang meyakinkan.

CAPAIAN 4

DRAF UTUH

Menyusun draf proposal/laporan proyek sendiri mengikuti kerangka standar yang berterima secara profesional.

Empat capaian ini dirancang berjenjang, jadi urutannya penting. Pertama, Anda harus hafal komponen inti sebuah proposal bisnis, karena tanpa struktur yang benar, ide sebagus apa pun bisa sulit dipahami pembaca — bayangkan proposal internal di BBCA yang harus melewati banyak level persetujuan, strukturnya wajib rapi. Kedua, Anda perlu paham bahwa proposal dan laporan proyek itu berbeda tujuan: satu mengajak orang setuju sebelum proyek dimulai, satu melaporkan hasil sesudah proyek selesai. Ketiga, kita akan memperkuat bahasa persuasif Anda, termasuk advanced conditionals yang sudah kita pelajari di pertemuan sebelumnya, supaya argumen Anda terdengar meyakinkan bukan sekadar informatif. Keempat, semua ini akan bermuara pada latihan menyusun draf nyata yang bisa Anda kembangkan menjadi tugas akhir semester.

Mengapa Struktur & Bahasa Menentukan Nasib Proposal?

Manajer dan investor membaca puluhan dokumen setiap minggu. Proposal yang tidak terstruktur biasanya ditolak sebelum dibaca sampai selesai.

PROPOSAL TANPA STRUKTUR (DITOLAK)

Langsung membahas detail teknis tanpa ringkasan awal.
Tidak ada angka anggaran yang jelas.
Bahasa informal, terkesan seperti chat internal.

PROPOSAL TERSTRUKTUR (DIPERTIMBANGKAN)

Executive Summary di paragraf pertama.
Anggaran & timeline tersaji rinci dan realistis.
Bahasa formal-persuasif yang jelas argumennya.

Riset praktik bisnis menunjukkan pengambil keputusan sering hanya membaca ringkasan eksekutif (executive summary) untuk memutuskan apakah akan membaca lebih jauh atau tidak.

Bagian 1 dari 3

Anatomi Proposal Bisnis & Laporan Proyek

Dua jenis dokumen dengan tujuan berbeda: proposal meyakinkan sebelum proyek berjalan, laporan proyek melaporkan hasil setelah proyek selesai.

Struktur Proposal Bisnis Komprehensif

Proposal ditulis sebelum proyek dimulai, untuk meyakinkan pembaca agar menyetujui rencana Anda.

1. EXECUTIVE SUMMARY

RINGKASAN EKSEKUTIF

Paragraf pembuka yang merangkum tujuan, solusi, dan manfaat utama dalam 3–5 kalimat.

2. PROBLEM STATEMENT

PERNYATAAN MASALAH & TUJUAN

Masalah yang dihadapi, didukung data, plus tujuan (objectives) yang ingin dicapai.

3. PROPOSED SOLUTION

SOLUSI & METODOLOGI

Rencana konkret: apa yang akan dilakukan, bagaimana caranya, dan siapa yang bertanggung jawab.

4. BUDGET & TIMELINE

ANGGARAN & JADWAL

Rincian biaya dan linimasa pelaksanaan, ditutup dengan call to action (ajakan bertindak).

Empat komponen ini adalah tulang punggung hampir semua proposal bisnis profesional, dari proposal internal perusahaan kecil hingga dokumen pengajuan dana ke investor besar seperti yang biasa dibaca analis di BEI. Pertama, executive summary — ringkasan eksekutif — harus bisa berdiri sendiri, artinya kalau pembaca hanya membaca bagian ini saja, mereka sudah paham inti proposal Anda. Kedua, problem statement menjelaskan masalah nyata yang didukung data, bukan sekadar opini, lalu dilanjutkan tujuan yang ingin dicapai atau disebut objectives. Ketiga, proposed solution adalah bagian paling teknis, menjelaskan langkah konkret dan metodologi pelaksanaan. Keempat, budget dan timeline memberi kejelasan biaya dan waktu, lalu ditutup dengan call to action, yaitu ajakan tegas untuk pembaca segera mengambil keputusan atau tindakan.

Struktur Laporan Proyek (Project Report)

Laporan proyek ditulis setelah proyek berjalan atau selesai, untuk melaporkan apa yang sudah terjadi dan hasilnya.

1. INTRODUCTION

LATAR BELAKANG PROYEK

Konteks singkat: proyek apa yang dijalankan dan mengapa proyek itu penting.

2. METHODOLOGY

APA YANG SUDAH DILAKUKAN

Langkah-langkah yang benar-benar dilaksanakan, ditulis dalam past tense.

3. FINDINGS/RESULTS

TEMUAN & HASIL

Data hasil proyek: capaian angka, grafik, atau perbandingan target vs realisasi.

4. RECOMMENDATIONS

KESIMPULAN & REKOMENDASI

Evaluasi hasil dan saran tindak lanjut untuk proyek berikutnya.

Perbedaan tense penting: proposal banyak memakai future/modal ("we will", "this would achieve"), sedangkan laporan proyek banyak memakai past tense ("we conducted", "sales increased by").

Perhatikan bahwa struktur laporan proyek mirip pola, tapi isinya bertolak belakang secara waktu dengan proposal. Introduction di laporan proyek berfungsi memberi konteks singkat tentang proyek yang sudah berjalan, misalnya kampanye digital sebuah UMKM di GoTo yang sudah berjalan tiga bulan. Methodology di sini bukan rencana lagi, melainkan catatan apa yang benar-benar sudah dikerjakan tim, sehingga kalimatnya memakai bentuk lampau. Findings atau results adalah bagian inti laporan, berisi data nyata seperti kenaikan penjualan atau jumlah pengunjung, sering dilengkapi grafik seperti yang sudah kita pelajari saat membahas penyajian data bisnis di pertemuan sebelumnya. Terakhir, recommendations menutup laporan dengan evaluasi jujur dan saran untuk langkah berikutnya, bukan lagi ajakan bertindak seperti di proposal.

Proposal vs Laporan Proyek: Alur Waktu

Posisi kedua dokumen dalam siklus hidup sebuah proyek bisnis menentukan isi dan gaya bahasanya.

Kesalahan umum: menulis laporan proyek dengan nada proposal ("we will..."), padahal proyeknya sudah selesai dan seharusnya memakai past tense.

Diagram ini menunjukkan garis waktu sederhana: proposal berada di ujung kiri, sebelum proyek dimulai, sementara laporan proyek berada di ujung kanan, setelah proyek selesai atau berjalan sebagian. Perhatikan contoh kalimat pada setiap kotak — proposal memakai "we will increase sales" karena itu masih rencana atau janji ke depan, sementara laporan proyek memakai "sales increased by 18%" karena itu fakta yang sudah terjadi dan bisa diukur. Kesalahan yang sering saya temukan pada draf mahasiswa adalah mencampur dua gaya ini, misalnya menulis laporan proyek dengan nada proposal seperti "we will conduct the campaign" padahal kampanyenya sudah selesai dilaksanakan bulan lalu. Ingat aturan sederhana ini: kalau dokumen Anda mengajak orang setuju, itu proposal dan pakai future/modal; kalau dokumen Anda melaporkan hasil, itu laporan dan pakai past tense.

Langkah demi Langkah: Menyusun Executive Summary

Contoh kasus: proposal peningkatan penjualan online UMKM Batik Semarang di Tokopedia.

Langkah	Proses	Hasil
1. Tentukan tujuan utama (angka & jangka waktu)	naikkan penjualan online 25% dalam 6 bulan	increase online sales by 25% in six months
2. Tentukan metode singkat	optimasi listing produk + iklan berbayar	through product listing optimization and paid advertising
3. Gabungkan jadi satu kalimat persuasif formal	gunakan "This proposal aims to..."	“This proposal aims to increase our UMKM's online sales on Tokopedia by 25% in six months through product listing optimization and paid advertising.”

HASIL AKHIR (EXECUTIVE SUMMARY)

This proposal aims to increase online sales by 25% in six months.

Mari kita bangun sebuah executive summary langkah demi langkah, seperti kita membangun kalimat topik sebuah esai. Langkah pertama, tentukan tujuan utama secara konkret dan terukur — bukan sekadar "meningkatkan penjualan", tapi "meningkatkan penjualan 25% dalam enam bulan", karena angka yang jelas jauh lebih meyakinkan pembaca. Langkah kedua, tentukan metode secara singkat tanpa detail teknis berlebihan, cukup dua strategi utama seperti optimasi listing produk dan iklan berbayar. Langkah ketiga, gabungkan keduanya menjadi satu kalimat persuasif formal memakai frasa pembuka seperti "This proposal aims to..." — perhatikan bagaimana satu kalimat ini sudah cukup memberi gambaran utuh kepada pembaca tentang apa yang diusulkan, mengapa, dan targetnya seperti apa, persis fungsi sebuah executive summary yang baik.

Bagian 2 dari 3

Bahasa Persuasif & Formal dalam Proposal

Struktur saja tidak cukup — pilihan kata, modal verb, dan advanced conditionals menentukan seberapa meyakinkan proposal Anda.

Frasa Kunci: Membuka & Menyatakan Tujuan

MEMBUKA PROPOSAL

"This proposal aims to..."

Fungsi: Kalimat pembuka standar untuk menyatakan tujuan proposal secara langsung.

Contoh: "This proposal aims to reduce operational costs at our BBCA branch office by 12%."

MENYATAKAN REKOMENDASI

"We recommend that..."

Fungsi: Menyampaikan rekomendasi tegas namun tetap sopan dan profesional.

Contoh: "We recommend that the company adopt a subscription-based pricing model."

Glos: call to action = ajakan bertindak; stakeholder = pihak yang berkepentingan (misal manajemen, investor, pelanggan).

Dua frasa ini adalah pintu masuk paling umum untuk proposal profesional dalam bahasa Inggris. "This proposal aims to..." langsung memberi tahu pembaca apa tujuan dokumen ini tanpa berbasa-basi, cocok dipakai di paragraf pertama, seperti proposal efisiensi biaya operasional yang mungkin diajukan ke manajemen cabang BBCA. "We recommend that..." dipakai ketika Anda ingin menyampaikan saran konkret, dan perhatikan strukturnya memakai subjunctive — setelah "recommend that", kata kerja berikutnya tetap dalam bentuk dasar meski subjeknya orang ketiga tunggal, misalnya "we recommend that the company adopt", bukan "adopts". Dua istilah baru juga muncul di sini: call to action berarti ajakan bertindak, biasanya di penutup proposal, dan stakeholder berarti pihak-pihak yang berkepentingan terhadap keputusan tersebut, seperti manajemen, investor, atau pelanggan.

Menyajikan Manfaat dengan Modal Verbs

Modal verb seperti would, could, dan should membantu Anda menyampaikan manfaat secara persuasif tanpa terdengar berlebihan.

TERLALU LEMAH / INFORMAL

"This might maybe help sales a little."
"I think this is a good idea."
"It probably works."

PERSUASIF & PROFESIONAL

"This strategy would boost sales significantly."
"This approach should improve efficiency."
"This solution could reduce costs by up to 15%."

Advanced Conditionals: Skenario Hipotetis

Conditional Type 2 & 3 membantu Anda membahas skenario "jika" secara formal dan meyakinkan.

TYPE 2 — UNTUK PROPOSAL

If + Past Simple, would + V1

Fungsi: Skenario hipotetis di masa kini/depan (belum terjadi).

Contoh: "If we invested more in digital marketing, we would reach a wider audience on Instagram and TikTok."

TYPE 3 — UNTUK LAPORAN

If + Past Perfect, would have + V3

Fungsi: Evaluasi hipotetis atas masa lalu (proyek sudah selesai).

Contoh: "If we had launched the campaign in January, we would have captured more of the holiday market."

Type 2 dipakai untuk mengajukan skenario di proposal; Type 3 dipakai untuk mengevaluasi apa yang seharusnya terjadi di laporan proyek.

Sekarang kita gunakan kembali advanced conditionals yang sudah Anda pelajari di pertemuan sebelumnya, tapi kali ini dalam konteks proposal dan laporan. Conditional Type 2 memakai pola "if" plus past simple, diikuti "would" plus kata kerja dasar, dan cocok untuk proposal karena membahas kemungkinan yang belum terjadi — seperti seandainya sebuah UMKM menambah anggaran digital marketing, mereka akan menjangkau audiens lebih luas di Instagram dan TikTok. Conditional Type 3 memakai pola "if" plus past perfect, diikuti "would have" plus kata kerja bentuk ketiga, dan cocok untuk laporan proyek karena mengevaluasi keputusan masa lalu yang sudah tidak bisa diubah, misalnya menyesalkan waktu peluncuran kampanye yang terlambat. Perbedaan kuncinya sederhana: Type 2 untuk mengajukan sesuatu yang masih mungkin terjadi, Type 3 untuk merefleksikan sesuatu yang sudah lewat dan tidak bisa diubah lagi.

Langkah demi Langkah: Menyusun Problem Statement

Contoh lanjutan: mengapa UMKM Batik Semarang perlu proposal peningkatan penjualan online.

Langkah	Proses	Hasil
1. Identifikasi masalah inti	penjualan online stagnan/menurun	online sales have declined
2. Dukung dengan data (boleh estimasi dengan hedge "~")	penurunan sekitar 15% dalam 2 kuartal terakhir	by approximately 15% over the past two quarters
3. Tambahkan penyebab & rangkai jadi kalimat formal	penyebab: listing produk usang	“...primarily due to outdated product listings.”

HASIL AKHIR (PROBLEM STATEMENT)

Online sales have declined by ~15% over two quarters, primarily due to outdated product listings.

Menyajikan Data & Justifikasi Anggaran

Anggaran yang kredibel selalu menunjukkan rincian komponen, bukan hanya angka total.

Komponen	Perhitungan	Nilai
Iklan berbayar (paid ads)	anggaran dasar	Rp 3.000.000
Optimasi konten produk	anggaran dasar	Rp 1.500.000
Kontingensi (contingency) 10%	10% × Rp 4.500.000	Rp 450.000
Total Anggaran	3.000.000 + 1.500.000 + 450.000	Rp 4.950.000

Frasa kunci: "The estimated budget of Rp 4,950,000 is allocated as follows..." — jauh lebih meyakinkan daripada hanya menyebut satu angka tanpa rincian.

Bagian anggaran sering menjadi titik lemah proposal mahasiswa karena hanya menuliskan satu angka besar tanpa rincian, padahal pembaca profesional — apalagi di dunia keuangan seperti BEI atau perbankan seperti BBCA — selalu ingin tahu dari mana angka itu berasal. Tabel ini menunjukkan cara menyajikan anggaran secara transparan: iklan berbayar tiga juta rupiah, optimasi konten satu setengah juta rupiah, ditambah kontingensi sebesar 10 persen dari subtotal empat setengah juta, yaitu 450 ribu rupiah, sehingga totalnya menjadi 4.950.000 rupiah. Istilah "contingency" atau kontingensi berarti dana cadangan untuk risiko atau biaya tak terduga, dan mencantumkannya justru membuat proposal Anda terlihat lebih matang, bukan boros. Gunakan frasa pembuka seperti "the estimated budget of... is allocated as follows" untuk mentransisikan dari narasi ke tabel angka secara mulus.

Studi Kasus: Cuplikan Proposal Nyata

EXECUTIVE SUMMARY — PROPOSAL UMKM BATIK SEMARANG

"This proposal aims to increase UMKM Batik Semarang's online sales on Tokopedia by 25% within six months through product listing optimization and targeted paid advertising. Online sales have declined by approximately 15% over the past two quarters, primarily due to outdated product listings. We recommend an initial budget of Rp 4,950,000, allocated across paid advertising, content optimization, and a 10% contingency fund. If this proposal is approved, our team would begin implementation within two weeks."

Perhatikan bagaimana satu paragraf ini sudah memuat empat elemen: tujuan, masalah, anggaran, dan ajakan bertindak (call to action) — semua yang sudah kita pelajari hari ini.

Bagian 3 dari 3

Menyusun Draf Anda Sendiri

Saatnya mempraktikkan kerangka, bahasa persuasif, dan data menjadi draf proposal atau laporan proyek yang utuh.

Kerangka (Outline) Proposal Bisnis

Gunakan checklist ini sebagai kerangka setiap kali Anda menulis proposal bisnis komprehensif.

CHECKLIST STRUKTUR STANDAR

1. Cover/Title Page — judul, nama pengaju, tanggal.
2. Executive Summary — ringkasan tujuan, solusi, manfaat (3–5 kalimat).
3. Problem Statement & Objectives — masalah + data + tujuan terukur.
4. Proposed Solution/Methodology — rencana konkret dan penanggung jawab.
5. Budget & Timeline — rincian biaya dan jadwal pelaksanaan.
6. Conclusion & Call to Action — ajakan tegas untuk menyetujui/bertindak.

Latihan: Susun Draf Proposal Anda

Kerjakan berpasangan. Pilih salah satu skenario di bawah, lalu tulis Executive Summary dan Problem Statement (total sekitar 100–150 kata) dalam waktu 12 menit.

PILIH SATU SKENARIO

1. Proposal internal: membuka gerai baru Kopi Kenangan di area kampus UNDIP.
2. Proposal digital: kampanye TikTok Ads untuk toko fashion lokal di Tokopedia.
3. Proposal efisiensi: mengurangi biaya operasional cabang kecil sebuah bank digital.

Gunakan minimal satu frasa pembuka ("This proposal aims to..."), satu data/angka bertanda "~" jika estimasi, dan satu conditional Type 2.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

KESALAHAN ISI

Tujuan terlalu umum, tidak terukur ("improve the business").
Anggaran hanya satu angka tanpa rincian komponen.
Tidak ada call to action di bagian penutup.

KESALAHAN BAHASA

Nada terlalu informal ("I think", "maybe", "kinda").
Mencampur tense proposal dan laporan dalam satu dokumen.
Conditional salah bentuk (mencampur Type 2 dan Type 3).

Sebelum mengumpulkan draf, selalu cek ulang: apakah tujuan sudah terukur, anggaran sudah rinci, dan tense sudah konsisten sesuai jenis dokumennya?

Penutup: Rangkuman & Tugas Minggu Depan

TUGAS MANDIRI

Selesaikan draf proposal/laporan proyek dari latihan hari ini menjadi versi utuh (semua 6 komponen).
Gunakan minimal 3 frasa persuasif dan 1 advanced conditional.
Kumpulkan sebelum pertemuan berikutnya.

MINGGU DEPAN

STRUKTUR ARGUMEN ESAI

Semester kita beralih ke penulisan akademik, dimulai dari struktur argumen esai formal.

Sebelum kita akhiri pertemuan hari ini, mari saya rangkum apa yang sudah kita capai bersama. Anda sekarang paham perbedaan struktur dan bahasa antara proposal bisnis dan laporan proyek, mampu menyusun executive summary serta problem statement langkah demi langkah, dan tahu cara memakai modal verb serta advanced conditionals secara persuasif. Sebagai tugas mandiri, silakan kembangkan draf latihan hari ini menjadi dokumen utuh dengan keenam komponen yang sudah kita pelajari, lengkap dengan minimal tiga frasa persuasif dan satu kalimat conditional, lalu kumpulkan sebelum pertemuan berikutnya. Mulai minggu depan, fokus mata kuliah kita akan beralih ke penulisan akademik, dimulai dari struktur argumen esai formal — jadi anggap pertemuan hari ini sebagai penutup manis dari rangkaian materi komunikasi bisnis kita. Sampai jumpa minggu depan!