Menulis email bisnis profesional dalam bahasa Inggris — inquiry, offer, complaint — dengan struktur formal dan advanced conditionals untuk menyampaikan syarat, kemungkinan, dan penyesalan secara sopan.
RPS MINGGU 3 • 2 × 50 MENIT
Tujuan Pembelajaran Hari Ini
Setelah pertemuan ini, Anda mampu:
STRUKTUR
4
bagian email formal
Menyusun email bisnis dengan subject line, salutation, body, dan closing sesuai konvensi profesional internasional.
JENIS EMAIL
3
inquiry, offer, complaint
Menulis email permintaan, penawaran, dan keluhan dengan nada (tone) yang tepat sesuai konteks bisnis.
GRAMMAR
2
tipe conditional lanjut
Menggunakan Conditional Type 2 dan Type 3 untuk menyampaikan syarat hipotetis dan penyesalan bisnis.
OUTPUT
1
email lengkap siap kirim
Menghasilkan satu email bisnis utuh dari studi kasus nyata yang langsung bisa dipakai sebagai template kerja.
Mengapa Email Bisnis Itu Penting?
Di era bisnis digital, email masih menjadi kanal komunikasi resmi utama antar-perusahaan — lebih formal dan permanen dibanding chat WhatsApp atau DM Instagram.
Sebuah UMKM fesyen di Bandung yang ingin ekspor ke Malaysia harus mengirim email inquiry ke calon distributor. Email yang tidak jelas strukturnya, atau salah tone-nya, bisa membuat calon mitra ragu bekerja sama — padahal produknya bagus.
Sebaliknya, email yang terstruktur rapi, sopan, dan presisi menciptakan kesan profesional sejak kontak pertama — inilah yang membedakan bisnis yang dipercaya dan yang diabaikan.
Bagian 1 dari 3
Struktur Email Bisnis Formal
Anatomi email profesional: subject line, salutation, body, closing — dan tone yang tepat untuk konteks bisnis.
Empat Bagian Email Bisnis
ANATOMI EMAIL FORMAL
Istilah Kunci & Tone yang Tepat
ISTILAH PENTING
Inquiry — email permintaan informasi
Quotation/Offer — email penawaran harga
Complaint — email keluhan
Vendor/Supplier — pemasok barang/jasa
Refund — pengembalian dana
Email bisnis selalu formal, meski penerimanya sudah Anda kenal baik.
Hindari: "Hi, what's up?" Gunakan: "Dear Ms. Sari, I hope this email finds you well."
Bagian 2 dari 3
Tiga Jenis Email Bisnis
Inquiry (permintaan), offer (penawaran), dan complaint (keluhan) — pola kalimat dan contoh nyata untuk tiap jenis.
Email Permintaan (Inquiry)
Digunakan untuk menanyakan informasi — harga, stok, spesifikasi produk, atau syarat kerja sama.
I am writing to inquire about... / Could you please provide... / I would appreciate it if you could...
Contoh nyata: Tim procurement Tokopedia mengirim email ke supplier botol plastik di Tangerang: "I am writing to inquire about your minimum order quantity and lead time for 10,000 units of 500ml bottles."
Email Penawaran (Offer/Quotation)
Digunakan penjual untuk menawarkan produk/jasa, biasanya sebagai balasan dari inquiry.
We are pleased to offer... / Our price for... is... / This offer is valid until...
Contoh nyata: UMKM kerajinan rotan di Cirebon membalas inquiry buyer Australia: "We are pleased to offer our rattan chairs at USD 45 per unit for orders above 200 units. This offer is valid until 30 August."
Email Keluhan (Complaint)
Menyampaikan ketidakpuasan secara profesional — tegas tapi tetap sopan, fokus pada solusi.
I am writing to express my concern about... / Unfortunately,... / I would like to request...
Contoh nyata: Pembeli menulis ke Shopee seller: "I am writing to express my concern about the damaged package I received. Unfortunately, 3 out of 10 items were broken. I would like to request a replacement or refund."
Latihan Kilat: Jenis Email Apa Ini?
Bacalah tiga potongan kalimat berikut, lalu tentukan apakah ini inquiry, offer, atau complaint. Diskusikan dengan teman sebangku selama 3 menit.
KALIMAT A
"Could you please send us your catalog and price list for winter collection?"
KALIMAT B
"We regret to inform you that the item does not match the description on your website."
KALIMAT C
"We can offer a 15% discount for orders placed before the end of this month."
Bagian 3 dari 3
Advanced Conditionals & Praktik Menulis
Conditional Type 2 dan Type 3 untuk syarat hipotetis dan penyesalan bisnis, lalu praktik menyusun email lengkap.
Conditional Type 2: Syarat Hipotetis
Untuk situasi yang tidak nyata/tidak mungkin saat ini — sering dipakai menyampaikan syarat bisnis secara sopan.
If + Past Simple, ... would/could + Verb 1
Contoh:"If we ordered 500 units, we would receive a 10% discount." (Artinya: saat ini belum memesan 500 unit — ini hanya syarat/andaian.)
Dalam email bisnis: "If you could confirm the payment today, we could arrange shipping by Friday." — lebih sopan daripada perintah langsung.
Conditional Type 3: Penyesalan Masa Lalu
Untuk membicarakan sesuatu di masa lalu yang sudah tidak bisa diubah — sering untuk menyampaikan penyesalan/permintaan maaf bisnis.
If + Past Perfect, ... would/could have + Verb 3 (past participle)
Contoh:"If we had checked the stock earlier, we would have avoided the delay." (Artinya: kami TIDAK mengecek stok lebih awal, dan keterlambatan SUDAH terjadi.)
Dalam email komplain/permintaan maaf: "We apologize; if the courier had followed our instructions, the package would not have been damaged."
Latihan dari Nol: Bedah Kalimat Conditional
Mari bedah kalimat ini langkah demi langkah: "If the supplier had delivered on time, we would not have lost the client."
Langkah
Yang Diperhatikan
Hasil
1. Cari klausa "if"
"If the supplier had delivered on time"
had + V3 = Past Perfect
2. Cari klausa utama
"we would not have lost the client"
would + not have + V3
3. Cocokkan pola
Past Perfect + would (not) have + V3
= Conditional Type 3
4. Simpulkan makna
Supplier TIDAK mengirim tepat waktu (fakta masa lalu)
Klien HILANG (akibat masa lalu)
KESIMPULAN
Type 3
Penyesalan atas kejadian masa lalu yang sudah tidak bisa diubah
Latihan dari Nol: Menyusun Kalimat Type 2
Skenario: perusahaan Anda belum punya sertifikasi halal, sehingga belum bisa ekspor ke Timur Tengah. Susun kalimat conditional type 2 dari fakta ini.
Langkah
Proses Berpikir
Hasil
1. Identifikasi fakta saat ini
Belum punya sertifikasi halal → belum bisa ekspor
Kondisi sekarang, belum terjadi
2. Susun klausa "if" (Past Simple)
have → had
"If we had halal certification,"
3. Susun klausa utama (would + V1)
can export → would be able to export
"we would be able to export to the Middle East."
4. Gabungkan
Klausa if + koma + klausa utama
Kalimat lengkap Type 2
HASIL AKHIR
"If we had halal certification, we would be able to export to the Middle East."
Contoh Email Lengkap: Complaint dengan Conditional
STUDI KASUS — UMKM KOPI DI TORAJA
Subject: Complaint Regarding Delayed Shipment – Order #KT-2245
Dear Ms. Amelia,
I am writing to express my concern about the delayed delivery of our coffee bean order (Order #KT-2245), which was scheduled to arrive on 10 July but has not yet been received.
Unfortunately, this delay has affected our roasting schedule for a client event this weekend. If we had received the shipment on time, we would not have faced this inconvenience.
I would like to request an updated delivery estimate and, if possible, a small discount on this order to compensate for the delay.
Best regards, Dimas Pratama — Purchasing Staff, Kopi Toraja Nusantara
Latihan Mandiri: Giliran Anda Menulis
Pilih salah satu skenario berikut, lalu tulis satu email lengkap (subject, salutation, body, closing) dengan minimal 1 kalimat conditional (Type 2 atau Type 3). Waktu: 15 menit.
SKENARIO A — INQUIRY
Anda bekerja di startup fesyen digital. Kirim email ke supplier kain di Solo menanyakan harga dan MOQ untuk 1.000 meter kain katun.
SKENARIO B — COMPLAINT
Anda menerima pesanan laptop dari toko online yang datang dengan spesifikasi berbeda dari yang dipesan. Tulis email keluhan dan minta solusi.
Tip: gunakan pola kalimat dari slide 8–10 sebagai kerangka, lalu sisipkan conditional dari slide 13–14.
Coba Sendiri: Email Tone Tuner
Atur empat dimensi register (penerima, tujuan, urgensi, hedging) lalu salin draf subject, salam, kalimat inti, dan penutup yang dihasilkan sebagai kerangka email Anda — terutama membantu memilih modal verbs yang tepat untuk skenario complaint atau inquiry di atas.
Cheat Sheet: Rangkuman Pertemuan 3
Topik
Pola Kunci
Fungsi
Inquiry
I am writing to inquire about...
Menanyakan informasi
Offer
We are pleased to offer... valid until...
Menawarkan produk/harga
Complaint
I am writing to express my concern...
Menyampaikan keluhan
Conditional Type 2
If + Past Simple, would/could + V1
Syarat hipotetis sekarang
Conditional Type 3
If + Past Perfect, would have + V3
Penyesalan masa lalu
Tugas & Minggu Depan
TUGAS PERTEMUAN INI
Selesaikan email dari latihan mandiri bila belum tuntas
Kumpulkan via LMS sebelum pertemuan berikutnya
Minimal 1 conditional Type 2 atau Type 3 di dalam email
MINGGU DEPAN
Simulasi Negosiasi
Pertemuan 4 • RPS Minggu 4
Role-play negosiasi bisnis lisan — bahasa persuasif dan strategi tawar-menawar dalam bahasa Inggris.