Bisnis Digital • Bahasa Inggris 3

Karakteristik Komunikasi Bisnis Formal vs Informal

& Korespondensi Efektif

Mengapa email ke atasan tidak boleh ditulis seperti chat ke teman? Membedah register (tingkat formalitas bahasa) dan menyusun korespondensi bisnis yang efektif.

RPS minggu 1 · 2x50 menit

Selamat datang di Bahasa Inggris 3, kelanjutan dari kemampuan yang sudah Anda bangun di Bahasa Inggris 1 dan 2. Kalau semester lalu kita fokus pada dasar percakapan dan kosakata bisnis umum, semester ini kita naik satu level ke komunikasi profesional yang sesungguhnya dipakai di dunia kerja. Hari ini kita mulai dari fondasi paling penting, yaitu memahami kapan bahasa Inggris Anda harus formal dan kapan boleh santai, karena kesalahan register ini yang paling sering membuat email mahasiswa magang di perusahaan seperti Tokopedia atau BCA terlihat tidak profesional. Kita akan bedah ciri-ciri linguistiknya satu per satu, lalu langsung praktik mengubah kalimat informal menjadi formal, sebelum akhirnya menyusun anatomi email bisnis yang efektif. Pertemuan ini dua kali lima puluh menit, jadi mari kita gunakan waktu ini secara maksimal.

Tujuan Pembelajaran Hari Ini

Setelah pertemuan ini, Anda diharapkan mampu:

CAPAIAN 1 — REGISTER

MENGENALI FORMAL VS INFORMAL

Mengidentifikasi ciri linguistik yang membedakan bahasa Inggris formal dan informal dalam konteks bisnis.

CAPAIAN 2 — KONTEKS

MEMILIH REGISTER TEPAT

Menentukan tingkat formalitas yang sesuai berdasarkan audiens, medium, dan tujuan komunikasi.

CAPAIAN 3 — KONVERSI

MENGUBAH INFORMAL → FORMAL

Merevisi kalimat/pesan informal menjadi formal secara tepat tanpa kehilangan maksud aslinya.

CAPAIAN 4 — KORESPONDENSI

MENYUSUN EMAIL EFEKTIF

Menyusun struktur email bisnis (subject, salam, isi, penutup) yang jelas dan profesional.

Bagian 1 dari 3

Mengapa Formalitas Berbeda-beda?

Mengenal konsep register dan ciri linguistik yang membedakan bahasa Inggris formal dari informal.

Register: Spektrum, Bukan Sakelar On/Off

Formalitas bahasa bukan pilihan biner. Bayangkan sebuah spektrum dari sangat santai hingga sangat resmi.

SANGAT INFORMAL

Chat Teman

"hey, u free later? lemme know asap" — slang, singkatan, tanpa tanda baca rapi.

SEMI-FORMAL

Chat Kerja (Slack/Teams)

"Hi Rani, could you send the report when you get a chance?" — sopan tapi ringkas.

SANGAT FORMAL

Surat/Email Resmi

"I would be grateful if you could kindly forward the report at your earliest convenience."

Posisi Anda di spektrum ini ditentukan oleh audiens, medium, dan tujuan — bukan sekadar "sopan atau tidak sopan".

Ciri Linguistik Bahasa Formal

Bahasa formal ditandai oleh pilihan kata dan struktur yang menjaga jarak profesional serta presisi makna.

LIMA CIRI UTAMA

Tanpa kontraksi (contractions): "do not" bukan "don't"; "cannot" bukan "can't".
Kosakata Latinate/formal: "commence" bukan "start"; "purchase" bukan "buy".
Kalimat lengkap & kompleks: menghindari fragmen kalimat dan bahasa lisan.
Modal verbs sopan: "could", "would", "may I" untuk permintaan tidak langsung.
Tanpa slang/idiom kasual: hindari "guys", "awesome", emoji dalam surat resmi.

Bahasa formal = presisi + jarak yang sopan, bukan sekadar "kata-kata sulit".

Ciri Linguistik Bahasa Informal

Bahasa informal mengutamakan kedekatan dan efisiensi — wajar dipakai di percakapan sehari-hari atau chat internal tim.

CIRI KOSAKATA & STRUKTUR

Santai & Ringkas

Kontraksi bebas: "I'm", "we'll", "don't".
Singkatan: "asap", "fyi", "btw", "u".
Kalimat pendek, kadang fragmen: "Sounds good!"

CONTOH KONTEKS WAJAR

Kapan Boleh Dipakai

Chat grup WhatsApp tim magang, obrolan Slack sesama rekan selevel, atau caption media sosial UMKM yang menyasar anak muda.

Informal bukan berarti salah — salah hanya jika dipakai di konteks yang menuntut formalitas, misalnya email ke direktur atau surat lamaran kerja.

Langkah demi Langkah — Walkthrough 1: Ubah Chat Jadi Email Formal

Kalimat asal (chat ke rekan magang): "hey can u send me that sales report? need it asap, thx!"

Langkah	Tindakan	Hasil Revisi
1. Ganti sapaan	"hey" → salam formal dengan nama	"Dear Mr. Santoso,"
2. Hilangkan singkatan & slang	"u", "asap", "thx" → kata penuh	"you", "at your earliest convenience", "thank you"
3. Ubah ke modal sopan	perintah langsung → permintaan tidak langsung	"Could you please send..."
4. Tambahkan penutup formal	sisipkan kalimat penutup & tanda tangan	"Best regards, Aditya"

HASIL AKHIR

"Dear Mr. Santoso, Could you please send me the sales report at your earliest convenience? Thank you. Best regards, Aditya"

Bagian 2 dari 3

Kapan Pakai yang Mana?

Memilih register yang tepat berdasarkan audiens, medium, dan tujuan komunikasi.

Audiens Medium Kesalahan Umum

Tiga Faktor Penentu Pilihan Register

Sebelum menulis, tanyakan tiga hal ini pada diri Anda.

1. AUDIENS

Siapa Pembacanya?

Atasan/klien eksternal → formal. Rekan tim selevel → semi-formal/informal.

2. MEDIUM

Lewat Apa Dikirim?

Email/surat resmi → formal. Chat/WhatsApp internal → lebih longgar.

3. TUJUAN

Untuk Apa Pesan Ini?

Permintaan resmi/kontrak → formal. Koordinasi cepat → boleh ringkas.

Kalau ragu, pilih lebih formal lebih dulu — menaikkan formalitas nanti lebih mudah daripada memperbaiki kesan tidak profesional.

Perbandingan: Email ke Dosen vs Chat ke Teman Tim

Pesan yang sama — menanyakan jadwal bimbingan — ditulis untuk dua audiens berbeda.

Elemen	Email ke Dosen Pembimbing	Chat ke Teman Satu Tim
Sapaan	"Dear Prof. Dewi,"	"Woy, jadi bimbingan kapan?"
Isi permintaan	"I would like to ask about the schedule for our next consultation."	"kita bimbingan kapan nih?"
Penutup	"Thank you for your time. Best regards, Nadia"	"oke makasih ya 🙏"

Isi pesan sama, tapi register-nya harus berbeda karena audiens dan relasi kuasa (power distance) berbeda.

Kesalahan Register yang Paling Sering Terjadi

Kenali jebakan umum ini agar tidak terulang saat magang atau bekerja.

EMPAT JEBAKAN UMUM

Terlalu santai ke atasan: memakai "hey", emoji, atau singkatan ke direktur/klien.
Terlalu kaku ke rekan sebaya: email super-formal ke sesama mahasiswa magang, terkesan berjarak.
Campur register dalam satu pesan: salam formal "Dear Sir" tapi isi penuh singkatan "asap", "btw".
Meniru gaya asing tanpa konteks: menyalin template Barat mentah-mentah tanpa menyesuaikan budaya kerja Indonesia yang lebih menghargai kesantunan (politeness) eksplisit.

Konsistensi register dalam satu pesan sama pentingnya dengan memilih register yang benar sejak awal.

Dari pengalaman membimbing mahasiswa magang, ada empat jebakan yang paling sering muncul. Pertama, terlalu santai ke atasan, misalnya mengirim pesan berisi emoji dan singkatan ke direktur keuangan sebuah perusahaan seperti Astra International. Kedua, kebalikannya, terlalu kaku ke sesama rekan magang sehingga terasa dingin dan berjarak. Ketiga, dan ini yang paling sering luput, mencampur register dalam satu pesan yang sama, misalnya membuka dengan "Dear Sir" yang sangat formal tapi isinya penuh singkatan seperti "asap" dan "btw". Keempat, menyalin mentah-mentah template email berbahasa Inggris dari internet tanpa menyesuaikan dengan budaya kerja Indonesia yang cenderung lebih menghargai kesantunan yang eksplisit. Ingat, konsistensi register dalam satu pesan itu sama pentingnya dengan memilih register yang tepat sejak awal.

Langkah demi Langkah — Walkthrough 2: Menulis Subject Line Email Formal

Kasus: melaporkan keterlambatan pengiriman data penjualan ke atasan.

Langkah	Pertimbangan	Hasil
1. Tentukan inti pesan	Apa satu hal terpenting yang harus pembaca tahu?	"Data penjualan terlambat"
2. Sebutkan objek spesifik	Hindari subject line vage seperti "Update" atau "Hi"	"Sales Data" — bukan hanya "Update"
3. Tambahkan urgensi/tanggal bila perlu	Bantu pembaca memprioritaskan email	tambahkan "– Q3 Report, Due Friday"
4. Rangkai jadi subject line final	Singkat, spesifik, profesional	"Delay in Q3 Sales Data – Due Friday"

HASIL AKHIR

Subject line: "Delay in Q3 Sales Data – Due Friday" — jelas, spesifik, dan langsung menyampaikan prioritas kepada pembaca sejak dari inbox.

Bagian 3 dari 3

Anatomi Korespondensi Bisnis Efektif

Struktur, salam, dan frasa siap-pakai untuk menulis email bisnis yang jelas dan profesional.

Struktur Salam Frasa Efektif

Struktur Baku Email Bisnis

Lima komponen ini hampir selalu hadir dalam email bisnis formal, urut dari atas ke bawah.

ANATOMI EMAIL

1Subject line: spesifik & ringkas, memuat inti pesan.
2Salutation (salam pembuka): "Dear Mr./Ms. [Nama],"
3Opening line: konteks singkat atau alasan menulis.
4Body (isi): poin utama, idealnya 2–3 paragraf pendek.
5Closing & signature: "Best regards," + nama & jabatan.

Prinsip BLUF (Bottom Line Up Front): sampaikan poin terpenting di kalimat pertama isi email, bukan di akhir.

Ragam Salam Pembuka & Penutup

Pilihan salam mencerminkan tingkat formalitas dan kedekatan hubungan Anda dengan penerima.

SANGAT FORMAL

Belum Kenal / Eksternal

Buka: "Dear Sir/Madam," atau "To Whom It May Concern,"
Tutup: "Yours sincerely," / "Yours faithfully,"

FORMAL-STANDAR

Sudah Kenal Nama

Buka: "Dear Mr. Wijaya," / "Dear Ms. Putri,"
Tutup: "Best regards," / "Kind regards,"

Hindari "Dear Sir/Madam" jika nama penerima sudah diketahui — terkesan malas mencari tahu, bukan sopan.

Frasa Siap Pakai: Permintaan & Penyampaian Informasi

Bandingkan frasa langsung (kurang halus) dengan frasa bisnis yang lebih diplomatis.

Tujuan	Kurang Diplomatis	Lebih Diplomatis (Bisnis)
Meminta sesuatu	"Send me the invoice."	"Could you please send me the invoice?"
Menyampaikan berita kurang baik	"We can't finish by Monday."	"We regret to inform you that the deadline may need to shift."
Menutup permintaan tindak lanjut	"Reply now."	"I would appreciate your response at your earliest convenience."

Frasa diplomatis memakai modal verbs (could, would, may) dan kata pelembut (kindly, appreciate) — bukan mengubah makna, hanya nadanya.

Politeness Strategy: Kekuatan Modal Verbs

Modal verbs mengubah permintaan langsung menjadi permintaan tidak langsung yang lebih sopan — tanpa mengubah maksud.

RENDAH KESOPANAN

Perintah Langsung

"Give me the file."
Terdengar seperti instruksi ke bawahan, bukan permintaan sejawat.

SEDANG

Modal Dasar

"Can you give me the file?"
Sudah sopan, cocok untuk rekan kerja sehari-hari.

TINGGI KESOPANAN

Modal + Pelembut

"Would it be possible to have the file?"
Cocok untuk klien, atasan, atau relasi eksternal.

Semakin besar jarak kuasa (power distance) antara Anda dan penerima, semakin banyak lapisan kesopanan yang perlu ditambahkan.

Do's & Don'ts Menulis Email Bisnis

Ringkasan praktis sebelum Anda mengirim email bisnis pertama.

Aspek	Jangan (Don't)	Lakukan (Do)
Subject line	Kosong atau "Hi" saja	Spesifik: "Request for Q3 Sales Data"
Panjang isi	Satu paragraf panjang tanpa jeda	Paragraf pendek + bullet points bila perlu
Nada	Menuduh/menyalahkan secara langsung	Netral & berorientasi solusi
Sebelum kirim	Langsung kirim tanpa dibaca ulang	Proofread ejaan, nama penerima, lampiran

Latihan Mandiri: Revisi Pesan Ini

Kerjakan sebelum pertemuan berikutnya, siap dibahas di kelas.

INSTRUKSI TUGAS

Ambil pesan chat informal berikut: "hi, sorry but we cant send the report today, our data guy is sick lol. maybe tmrw?"
Tentukan audiens fiktif Anda: klien eksternal sebuah UMKM ekspor kerajinan, atau atasan langsung di divisi keuangan.
Revisi menjadi email formal lengkap: subject line, salam, isi (gunakan BLUF), dan penutup.
Tandai minimal 3 perubahan yang Anda buat dan jelaskan alasannya (register, modal verb, atau struktur).
Bawa hasilnya ke pertemuan berikutnya untuk sesi peer-review singkat.

Tujuan latihan ini bukan mencari "jawaban tunggal yang benar", melainkan melatih kepekaan Anda memilih register yang tepat.

Ringkasan & Langkah Berikutnya

Hari ini Anda sudah membangun fondasi penting untuk seluruh semester Bahasa Inggris 3.

YANG SUDAH DIKUASAI

Membedakan ciri formal vs informal, memilih register sesuai konteks, dan menyusun email bisnis efektif dengan struktur & frasa yang tepat.

PERTEMUAN BERIKUTNYA

Presentasi Persuasif

Menyusun dan menyampaikan presentasi bisnis yang meyakinkan — menerapkan register formal yang sudah Anda kuasai hari ini.

Bawa hasil latihan mandiri Anda — kita akan mulai kelas berikutnya dengan membahasnya bersama.